Projektijohtamisen toimintatapojen kehittäminen Valmetin voimakattila- ja kaasutinlaitostoimituksissa

Abstract

Valmet Technologies Oy kattila- ja kaasutinprojektien toteutusosastojen uudelleenjärjestelyjen takia kaksi itsenäistä projektien toteutusyksikköä yhdistyivät. Yksiköiden, kuten myös eri henkilöiden, toimintatavat johtaa projekteja vaihtelivat. Koettiin tarpeelliseksi tunnistaa käytössä olevia eri menetelmiä ja pohtia niiden toimivuutta jatkokehitystä varten. Tutkimuksen myötä oli tarkoitus jakaa ja kirjata eri projektien käytänteet ja menetelmät. Näin saatiin kartutettua osaamista ja luotua edellytykset jatkuvalle oppimiselle sekä henkilö- että organisaatiotasolla. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa hyödynnettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä, erityisesti Delfoi-filosofiaa. Ensimmäisessä vaiheessa kerättiin ryhmätöinä asiantuntijoilta ennalta valittujen aihepiirien joukosta projekteissa käytössä olevia eri menetelmiä. Toinen vaihe toteutettiin henkilökohtaisella verkkokyselyllä, joka laadittiin ryhmätöiden tulosten ja niistä tehtyjen analyysien perusteella.

Tulokset osoittivat, että toimivimpia ja yhtenäisimpiä käytäntöjä löytyi viikoittain pidettävistä projektien seurantapalavereista. Myös toimiston tuki työmaatoimintoihin koettiin onnistuneeksi. Kehityskohteiksi nousi käytännöt hankintojen suunnittelussa ja se, miten toimittajadokumentaatio tuotetaan sitovaksi lähtötiedoksi projektin käyttöön. Projektien osa-alueiden pääsuunnittelijoiden puutteellinen ymmärrys ja sitoutuminen kokonaisprojektin talouteen, toimituslaajuuteen ja vastuisiin koettiin johtavan osaoptimoituihin päätöksiin.

Parhaiten toimivat käytännöt projektien välillä olivat yhtenäisiä ja niiden kehittäminen etenee pienemmillä toimenpiteillä. Haastavammissa aihepiireissä käytännöt vaihtelivat laajemmin. Toimivammaksi osoittautunut käytäntö projektihankintojen johtamisessa vaatii investointeja osaamisen kehittämiseen ja resurssointiin. Projektin dokumentaatiohallinnan ja aikataulutuksen parantaminen edellyttää työkalujen kehittämistä vastaamaan tarvetta ja niiden hallittua käyttöönottoa. Osa-alueiden kokonaisprojektin laajemman ymmärryksen uskotaan parantuvan kommunikaation ja seurannan lisäämisellä projekteissa. Muutosjohtamisella voidaan parantaa osastojen sisäisiä ajattelutapoja ottamaan huomioon projektin laajempi kokonaiskuva.

Due to the reorganizations in Valmet Technologies Oy’s boiler and gasifier project execution, two independent project execution departments merged. Practices and methods to lead projects between the departments, as well as between people, varied. This generated a need to identify different methods in use in projects and consider the method’s feasibility for further development. Secondary target was to collect and share different methods in use in projects internally in new department to increase general personal and organizational competence and learning. The research was carried out by using action research method, utilizing Delphi philosophy. In the first phase a group works was utilized to collect a different kind of methods in use in projects related to the pre-selected topics. In the second phase an anonymous web survey was carried out, based on group works result analyzes.

Results showed that the most feasible and unified methods were found in weekly project follow-up meetings and office support to the construction site. The weakest and those requiring development were in procurement planning and producing supplier documentation as certified initial data for project use. Sub-project leads’ understanding and commitment to the economy, scope and responsibilities of the entire project was felt to be at a low level and lead to partially optimized decisions.

The practices which are working best in the projects were unified and those development is progressing with smaller measures. In more challenging topics the practices varied more widely. The method that has found to be more effective in project procurement planning requires investments in competence development and resourcing. Improving project documentation and scheduling management requires a development of tools to meet the need and controlled implementation. Increasing sub-project lead engineers’ understanding of the overall projects is felt to be improved by increasing and developing communication and follow-up in the projects. Change management can improve the mindset inside the sub-project departments to consider wider overall picture in the projects.