Tampereen Kaupungin varhaiskasvatuksen tuotantoyksikön ostolaskuprosessin tehostaminen

Abstract

Opinnäytetyön aihe on Tampereen kaupungin varhaiskasvatuksen tuotantoyksikön ostolaskuprosessin tehostaminen. Tutkimus tehtiin kyseiselle organisaatiolle toimeksiantona. Tehostamiseen oli tarkoitus pyrkiä lähinnä asiatarkastuksen saralla, joka on prosessin eniten aikaa vievä osio.

Tarkoituksena oli kuvata prosessi nykyisellään ja määritellä toimenpiteitä, joihin ryhtymällä prosessia pystyttäisiin kehittämään. Opinnäytetyön tavoitteena oli tehostaa osto-laskujen kierrätystä ja selvittää sen ongelmakohtia ja näiden avulla myös lyhentää laskujen kierrätysaikaa.

Tutkimuksen tuloksena listattiin Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksen ohjeistus laskujen tilaamisesta, asiatarkastamisesta ja tiliöinneistä. Yksityiskohtaisempi listaus tehtiin varhaiskasvatuksen tuotantoyksikön ostolaskuprosessin vaiheista tilaamisesta hyväksyntään ja asioista mitä kussakin vaiheessa tulee ottaa huomioon.

Johtopäätöksenä todettakoon, että pienillä työtapojen muutoksilla voisi sujuvoittaa osto-laskujen asiatarkastusvaihetta. Kehitysehdotuksia ovat muun muassa skannerien hank-kiminen päiväkoteihin ja koulutustilaisuuksiin osallistumisiin kannustaminen.

The study was commissioned by the Early Education Unit of the City of Tampere. The aim of the study was to make the Purchase Invoice Process more efficient especially in the factual verification, which is the most time-consuming part in the whole process.

The purpose was also to analyze the process as it is at the moment and to specify the actions which would help making the process more efficient. The aim was also to find the problems in the process and make suggestions for handling them and decreasing the whole process, especially the time for factual verification, would also decrease.

The result was that the whole process was written down and the phases included in it were more specifically listed, on behalf of the Early Education Unit of the City of Tampere. The points that should be considered in every stage of the process were also listed.

The conclusion was that by making small changes in the way of working the unit could affect the factual verification and save time used for it. Development suggestions included e.g. purchasing scanners for the daycare centres and encouraging employees to take part in the educational events.