CRM-järjestelmän yhdistäminen toiminnanohjausjärjestelmään

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli etsiä toimeksiantajalle parhaiten soveltuva CRM-ratkaisu. Työn alussa toimeksiantajalla oli käytössä erillinen toiminnanohjausjärjestelmä ja myynnillä erillinen CRM-järjestelmä. Tarkoituksena oli tarkastella, kannattaako pysyä erillisissä järjestelmissä vai integroida CRM-järjestelmä osaksi olemassa olevaa tuotannonohjausjärjestelmää. Työssä tutkittiin uuden järjestelmän tuomia mahdollisuuksia myynnin tehokkuuden ja kannattavuuden parantamisessa. Tarkoituksena oli selvittää uusia mahdollisuuksia asiakassegmenttien parempaan hyödyntämiseen vanhaan järjestelmään verrattuna, eli sitä, minkälaiset asiakkuudet todellisuudessa kannattavat. Tavoitteena oli paitsi parantaa resurssien käyttöä ja seurantaa heti tarjouksen tekemisestä lähtien, myös paremmin tunnistaa käytettävissä olevat resurssit.

Tämä opinnäytetyö oli konstruktiivinen kehityshanke, sillä sen tuloksena syntyi kaksi tuotosta eli kahden edellä esitetyn vaihtoehdon vertailuraportti sekä projektisuunnitelma integroidun ratkaisun mahdolliseen käyttöönottamiseksi. Varsinainen kehityshanke eteni lineaarisesti seuraavien vaiheiden mukaisesti: Työ alkoi nykytilan määrittämisellä, jolloin keskeiseksi nousi muun muassa se, mitä tietoja ja toimintoja vanhassa järjestelmässä on ja mitä niistä siirretään uuteen. Nykytilan kartoittamisen jälkeen selvitettiin uuden järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet ja niiden perusteella laadittiin edellä mainittu vanhan ja uuden järjestelmän erojen vertailu. Kolmannessa vaiheessa laadittiin projektisuunnitelma uuden järjestelmän käyttöönottoon.

Työn tuloksena toimeksiantaja sai vertailun CRM-vaihtoehtojen eroista ja niiden hyvistä ja huonoista puolista. Vertailun perusteella integroitu vaihtoehto vaikutti selkeästi paremmalta ratkaisulta. Lisäksi yritys sai alustavan projektisuunnitelman integroidun järjestelmän käyttöönottoon. Tämän perusteella oli helpompi tehdä päätös mihin CRM-ratkaisuun päädytään ja mitä se onnistuakseen vaatii. Lopullisen päätöksen uuden järjestelmän käyttöönotosta tai pysymisestä nykyisessä järjestelmässä teki yrityksen johto, jolle tämä opinnäytetyö tarjosi kattavat tiedot vaihtoehdoista ja niiden vaikutuksista. Yrityksen johto päätti noudattaa tässä työssä annettua suositusta ja yrityksessä siirryttiin yhtenäiseen ratkaisuun alkusyksyllä 2023.