Ammatillisen oppilaitoksen opintohallinnon asiakirjojen asiankäsittelyn automatisointi ja sähköinen arkistointi
Hukkanen, Kirsi (2023)
Hukkanen, Kirsi
2023
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120935640
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120935640
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää ammatillisen oppilaitoksen asianhallintaa ja sähköistä arkistointia. Kehittämistavoitteena oli toteuttaa oppilaitoksen opiskelijoiden henkilökohtaiseen oppimispolkuun kuuluvien asiakirjojen automatisoitu asiarekisteröinti, sähköinen allekirjoittaminen ja sähköiseen arkistoon siirto.
Ammatillisen oppilaitoksen opiskelijoita koskevat asiakirjat laaditaan pääsääntöisesti opintohallintojärjestelmässä. Haasteeksi koettiin, miten asiakirjat saadaan opintohallintojärjestelmästä sähköiseen allekirjoitukseen, ja sen jälkeen myös siirrettyä sähköiseen säilytykseen ja arkistoon ilman usean eri henkilön manuaalista työpanosta.
Kehittämistyön lähestymistapana käytettiin konstruktiivista tutkimusta. Työ toteutettiin kokonaisarkkitehtuurin ja tiedonohjauksen, Leanin jatkuvan parantamisen PDCA-syklin, avointen haastattelujen ja havainnoinnin menetelmin. Kehittämistyössä käytettiin apuna mm. ammatillisen koulutuksen ja asianhallinnan viitearkkitehtuureja sekä Valtiovarainministeriön julkaisemaa suositusta asiankäsittelyn metatiedoista.
Työn tuloksena saatiin opiskelijan opiskeluoikeutta koskevien asioiden käsittelyyn ja asiakirjojen elinkaaren- ja jatkumonhallintaan uusi automatisoitu toimintamalli. Tutkimustulos osoittaa, että automatisoinnilla saatiin henkilökunnan aiemmin käytettyä työpanosta säästettyä ja ohjattua ydintehtäviin. Lisäksi tuloksena oli sujuvampi asiakaspalvelu sekä opiskelun aikana että opiskeluajan päätyttyä, koska asiarekisteristä sekä sähköisestä arkistosta tiedot löytyvät helposti keskitetysti opiskelijaa koskevan asian kautta eivätkä erillisinä yksittäisinä asiakirjoina. Opiskelijoille työn lopputulos muutti entisen paperitodistuksen sähköiseksi viralliseksi todistukseksi ja todistusten jakelu muuttui nopeammaksi sähköisten työnkulkujen ja tiedoksiannon automatisoinnin myötä.
Johtopäätöksessä todettiin, että automatisointia voidaan laajentaa myös muiden asiakirjojen käsittelyihin. Lopputuotoksena työstä laadittiin tiedonohjaussuunnitelma opiskelijoiden asiakirjojen hallintaan, joka on liitteenä 1. Muut koulutuksen järjestäjät voivat hyödyntää tulosta omassa toiminnassaan. The purpose of this thesis was to develop case management and electronic archiving in vocational schools. The objective was to implement automated case registration of documents belonging to students’ personal learning path as well as the documents’ electronic signing and transfer to an archive.
As a rule, documents concerning the students of a vocational institution are drawn up in the student administration system. The challenge was how to import documents from the student administration system into electronic signing and then transfer them to the electronic storage and archive without the manual input of several employees.
Constructive research was used as the approach to this development work. The work was carried out using the methods of overall architecture and information management, the PDCA cycle for continuous improvement of Lean, open interviews and observation. The development work was supported by, for example, reference architectures for vocational schools and case management, as well as a recommendation on metadata for case processing published by the Ministry of Finance.
As a result of the work, a new automated operating model was created for processing cases concerning the students’ right to study and for managing the lifecycle and continuum of documents. The research results showed that automation decreased the personnel's previous work input and steered them to core tasks. In addition, the result was more fluent customer service both during studies and after the end of the study period, because information in the case register and electronic archive could be easily found centrally through a case concerning the student and not as separate individual documents. For students, the result of the work transformed the former paper certificate into an electronic official certificate and the distribution of certificates became faster thanks to the electronic workflows and automated notification.
The conclusion was that automation could also be extended to the processing of other documents. As a final product, an information management plan was drawn up for student document management, which was attached as Appendix 1 in this thesis. Other education providers can use the result in their own operations.
Ammatillisen oppilaitoksen opiskelijoita koskevat asiakirjat laaditaan pääsääntöisesti opintohallintojärjestelmässä. Haasteeksi koettiin, miten asiakirjat saadaan opintohallintojärjestelmästä sähköiseen allekirjoitukseen, ja sen jälkeen myös siirrettyä sähköiseen säilytykseen ja arkistoon ilman usean eri henkilön manuaalista työpanosta.
Kehittämistyön lähestymistapana käytettiin konstruktiivista tutkimusta. Työ toteutettiin kokonaisarkkitehtuurin ja tiedonohjauksen, Leanin jatkuvan parantamisen PDCA-syklin, avointen haastattelujen ja havainnoinnin menetelmin. Kehittämistyössä käytettiin apuna mm. ammatillisen koulutuksen ja asianhallinnan viitearkkitehtuureja sekä Valtiovarainministeriön julkaisemaa suositusta asiankäsittelyn metatiedoista.
Työn tuloksena saatiin opiskelijan opiskeluoikeutta koskevien asioiden käsittelyyn ja asiakirjojen elinkaaren- ja jatkumonhallintaan uusi automatisoitu toimintamalli. Tutkimustulos osoittaa, että automatisoinnilla saatiin henkilökunnan aiemmin käytettyä työpanosta säästettyä ja ohjattua ydintehtäviin. Lisäksi tuloksena oli sujuvampi asiakaspalvelu sekä opiskelun aikana että opiskeluajan päätyttyä, koska asiarekisteristä sekä sähköisestä arkistosta tiedot löytyvät helposti keskitetysti opiskelijaa koskevan asian kautta eivätkä erillisinä yksittäisinä asiakirjoina. Opiskelijoille työn lopputulos muutti entisen paperitodistuksen sähköiseksi viralliseksi todistukseksi ja todistusten jakelu muuttui nopeammaksi sähköisten työnkulkujen ja tiedoksiannon automatisoinnin myötä.
Johtopäätöksessä todettiin, että automatisointia voidaan laajentaa myös muiden asiakirjojen käsittelyihin. Lopputuotoksena työstä laadittiin tiedonohjaussuunnitelma opiskelijoiden asiakirjojen hallintaan, joka on liitteenä 1. Muut koulutuksen järjestäjät voivat hyödyntää tulosta omassa toiminnassaan.
As a rule, documents concerning the students of a vocational institution are drawn up in the student administration system. The challenge was how to import documents from the student administration system into electronic signing and then transfer them to the electronic storage and archive without the manual input of several employees.
Constructive research was used as the approach to this development work. The work was carried out using the methods of overall architecture and information management, the PDCA cycle for continuous improvement of Lean, open interviews and observation. The development work was supported by, for example, reference architectures for vocational schools and case management, as well as a recommendation on metadata for case processing published by the Ministry of Finance.
As a result of the work, a new automated operating model was created for processing cases concerning the students’ right to study and for managing the lifecycle and continuum of documents. The research results showed that automation decreased the personnel's previous work input and steered them to core tasks. In addition, the result was more fluent customer service both during studies and after the end of the study period, because information in the case register and electronic archive could be easily found centrally through a case concerning the student and not as separate individual documents. For students, the result of the work transformed the former paper certificate into an electronic official certificate and the distribution of certificates became faster thanks to the electronic workflows and automated notification.
The conclusion was that automation could also be extended to the processing of other documents. As a final product, an information management plan was drawn up for student document management, which was attached as Appendix 1 in this thesis. Other education providers can use the result in their own operations.