Yrityksen sisäisen ostotilausjärjestelmän kehittäminen tuotekatalogien avulla: tavoitteena korkeampi käyttöaste ja ostolaskujen automaattinen täsmäytys
Nakolinna, Viivi (2023)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120835471
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120835471
Tiivistelmä
Yrityksissä käytetään yhä enemmän ostojen tekemiseen ostotilausjärjestelmiä. Tässä opinnäytetyössä käydään läpi sisäisen ostotilausjärjestelmän kehitystyö, joka toteutettiin Cramo Finland Oy:lle. Ostotilausjärjestelmään on integroitu Cramon toimittajien tuotekatalogeja, joita kehitystyössä muokattiin. Kehitystyön idea oli peräisin hankintojen johdolta, koska tuotekatalogien käyttöasteet olivat liian alhaiset.
Tuotekatalogien muokkaamisen tarkoitus oli tehdä niistä käyttäjäystävällisemmät poistamalla turhia ja lisäämällä tarvittavia tuotteita. Tuotekatalogeille lisättiin myös hakusanoiksi Cramon sarjanumeroita, jotta tuotteet olisivat helpommin löydettävissä. Opinnäytetyön tekeminen alkoi kehitystyön ollessa valmis ja kehitystyön vaiheet kuvattiin jälkikäteen opinnäytetyölle. Kehitystyön tuloksista on ollut koko kirjoittamisen ajan kontrollerien suorittama seuranta päällä, josta on kuukausittain tullut raportteja.
Tietoperusta hankinnoista ja ostoreskontrasta rakennettiin myöhemmin tukemaan kehitystyötä. Teoriaosuudessa käydään läpi hankintoja ja järjestelmiä hankinnoissa, sekä ostoreskontraa ja sen prosesseja. Tiedon lähteinä on käytetty erilaisia kirjoja, blogi tekstejä ja artikkeleja aiheisiin liittyen.
Kehitystyön tuloksena käyttöasteet eivät nousseet halutulla tavalla. Tämä todennäköisesti johtuu perehdytyksen puutteesta tai negatiivisesta asenteesta ostotilausjärjestelmää kohtaan. Tuotekatalogeja saatetaan pitää haastava, koska järjestelmässä on monta saman alan toimittajan tuotekatalogia. Tulevaisuuden tiukempi hankintapolitiikka pakottaa käyttäjiä tilaamaan järjestelmän kautta. Sen vuoksi ostotilausjärjestelmä tarvitsee osaavia ja positiivisen asenteen omaavia käyttäjiä, jotta tuotekatalogien käyttöasteet nousisivat.
Tuotekatalogien muokkaamisen tarkoitus oli tehdä niistä käyttäjäystävällisemmät poistamalla turhia ja lisäämällä tarvittavia tuotteita. Tuotekatalogeille lisättiin myös hakusanoiksi Cramon sarjanumeroita, jotta tuotteet olisivat helpommin löydettävissä. Opinnäytetyön tekeminen alkoi kehitystyön ollessa valmis ja kehitystyön vaiheet kuvattiin jälkikäteen opinnäytetyölle. Kehitystyön tuloksista on ollut koko kirjoittamisen ajan kontrollerien suorittama seuranta päällä, josta on kuukausittain tullut raportteja.
Tietoperusta hankinnoista ja ostoreskontrasta rakennettiin myöhemmin tukemaan kehitystyötä. Teoriaosuudessa käydään läpi hankintoja ja järjestelmiä hankinnoissa, sekä ostoreskontraa ja sen prosesseja. Tiedon lähteinä on käytetty erilaisia kirjoja, blogi tekstejä ja artikkeleja aiheisiin liittyen.
Kehitystyön tuloksena käyttöasteet eivät nousseet halutulla tavalla. Tämä todennäköisesti johtuu perehdytyksen puutteesta tai negatiivisesta asenteesta ostotilausjärjestelmää kohtaan. Tuotekatalogeja saatetaan pitää haastava, koska järjestelmässä on monta saman alan toimittajan tuotekatalogia. Tulevaisuuden tiukempi hankintapolitiikka pakottaa käyttäjiä tilaamaan järjestelmän kautta. Sen vuoksi ostotilausjärjestelmä tarvitsee osaavia ja positiivisen asenteen omaavia käyttäjiä, jotta tuotekatalogien käyttöasteet nousisivat.