Väyläviraston digiarkiston käyttäjäkokemus ja käytettävyys

Abstract

Opinnäytetyössä perehdytään toimeksiantajan uuteen digiarkistoon, sen käyttäjäkokemukseen ja käytettävyyteen pääkäyttäjien näkökulmasta. Järjestelmän tarkoituksena on hallita organisaation sähköistä aineistoa, huolehtia aineistojen käytettävyydestä ja eheydestä sekä parantaa aineistojen saatavuutta. Samalla se toteuttaa viranomaisen tiedonhallinnan ja digitalisaation edistämisen velvoitteita. Opinnäytetyön tarve sai alkunsa kohdeorganisaation kehittämistarpeista. Uudesta digiarkistosta halutaan saada mahdollisimman hyvä ja toimiva ratkaisu kohdeorganisaation käyttöön.

Opinnäytetyö oli kaksiosainen. Ensimmäisessä vaiheessa oli tarkoitus laatia testaussuunnitelma toimeksiantajaorganisaation asiantuntijoille digiarkiston hyväksyntätestausta varten. Toisessa vaiheessa oli tarkoitus toteuttaa käyttäjäkokemuskysely sekä analysoida kyselyn avulla saadut vastaukset. Tavoitteena oli selvittää, millainen on järjestelmän käyttäjäkokemus ja käytettävyys toimeksi-antajaorganisaation arkiston pääkäyttäjien näkökulmasta: mitkä asiat ovat käytettävyydeltään jo hyvällä tasolla ja mitä kehitettävää digiarkistoon vielä liittyy.

Opinnäytetyön lähestymistapa on tapaustutkimus. Opinnäytetyössä pyrittiin tuottamaan syvällistä, yksityiskohtaista ja rajattua tietoa yhdestä kohteesta: toimeksiantajaorganisaation digiarkistosta ja sen käytettävyydestä. Tuloksia ei ollut tarkoitus yleistää eikä vertailla muihin tapauksiin. Tärkeintä oli saada tietoa, kuinka uusi digiarkisto sopii juuri kohdeorganisaation toimintaan ja sen asiantuntijoille. Työhön kuului useita eri menetelmiä, kuten käytettävyystestaus, käyttäjäkokemuskysely ja tulosten analysointi sekä valmiit, tuotetut dokumentit.

Opinnäytetyön tavoitteet saavutettiin. Testausten (hyväksyntätestaus ja käytettävyystestaus) ja kyselyn avulla löydettiin järjestelmästä sekä käytettävyydeltään jo hyvällä tasolla olevia kohteita että käyttäjäkokemusta parantavia kohteita. Tulosten mukaan järjestelmän pääkäyttäjien kokonaistyytyväisyys digiarkistoon on hyvä. Pääkäyttäjät ovat tyytyväisiä järjestelmän navigointiin, helppokäyttöisyyteen sekä vuorovaikutukseen ja näkyvyyteen liittyen. Yksittäisiä käyttäjäkokemusta parantavia tekijöitä nousi esille esimerkiksi aineiston viennin seurantaan, tarkennettuun hakuun ja massamuokkauksen näkymään liittyen. Digiarkistoon liittyvän ohjeistuksen merkitys nousi myös tärkeäksi.

The thesis examines the organization's new digital archive. The purpose of the system is to manage the organization's electronic material, to take care of the usability and integrity of the materials, and to improve the availability of the materials. At the same time, it meets the authority's data management and digitization promotion obligations. The need for the thesis originated from the development needs of the target organization. The goal was to make the new digital archive as good and functional a solution as possible for the target organization. The objective of the thesis was to find out what the user experience (usability) of the digital archive was like from the main user's point of view.

The purpose of the thesis was twofold. In the first phase, the purpose was to prepare a testing plan for the approval testing of the digital archive. In the second phase, the intention was to implement a user experience survey and to analyze the answers obtained through the survey. The approach of the thesis was a case study. The results, i.e. the usability of the system, were evaluated especially through testing (approval testing and usability testing).

The objectives of the thesis were achieved. The overall satisfaction of the users with the digital archive was good. So was the user experience and usability of the digital archive. Main users are satisfied with the system's navigation, ease of use, interaction and visibility. The user interface was found to be clear and its outlook (colors, fonts) pleasant. Development targets were found, for example, in relation to monitoring the export of material, advanced search and the view of mass editing. The importance of instructions related to the digital archive also became important.