Hankehallinta ratkaisuiden tutkinta pienikokoisen kunnan julkishallinnon käyttöön

Abstract

Tämä työ on toteutettu Kärkölän kunnalle. Suomessa on yli 300 kuntaa. Niin isot kuin pienetkin kunnat joutuvat toteuttamaan hankkeita edistääkseen sen tavoitteita ja strategiaa. Uusia hankkeita aloitetaan nykyään melkein päivittäin. Uusien tarpeiden ja ideoiden seuraaminen ja niissä ajan tasalla pysyminen on työlästä ilman hankehallintaa. Ratkaisuja hankehallintaan on monia. Yritykset myyvät valmiita ratkaisuja ja teknologian kehittyessä ja yleistyessä yritysten on mahdollista toteuttaa omia ratkaisuja. Mutta kuinka oikea ratkaisu valitaan? Mitä tulee ottaa huomioon hankehallintaa hankkiessa? Tässä työssä pyrittiin selvittämään mitä pienen kunnan tulee ottaa huomioon uuden hankehallintaohjelmiston hankkimisessa ja kuinka sellaisen voi toteuttaa itse.

Työssä tutkittiin kahta valmista ratkaisua ja kahta ratkaisua, jonka käyttäjä voi toteuttaa itse. Näitä vertailtiin toisiinsa. Työssä selvitettiin mitä hankehallinta on ja miten se eroaa projekteista. Lisäksi mietittiin, mitä kuntien tulisi harkita päättäessään ratkaisun hankinnasta. Vertailukohteet kuten käyttöliittymä, tietoturva ja skaalautuvuus tulee ottaa huomioon.

Ratkaisuita löytyy useita. Valmiissa ratkaisuissa käyttäjän ei tarvitse tehdä paljon ennen kuin ohjelmaa pääsee käyttämään. Ohjelma on valmiina yrityksen tarjoamassa ympäristössä ja käyttäjän työksi ei jää kuin käyttää sitä haluamallaan tavalla. Mutta koska käyttäjällä ei ole paljon vaikutusvaltaa ohjelman ulkonäköön, rakenteeseen ja tietoturvaan voi sen käyttö tuntua rajoitetulta. Käyttäjä voi myös tehdä itse ohjelman hankkeiden hallintaan. Tämä vaatii enemmän aikaa, resursseja ja osaamista kuin valmiit ratkaisut, mutta vapaus tehdä juuri sellainen ohjelma kuin käyttäjä haluaa, tekee tästä ratkaisun, jota tulee harkita. Myös käyttäjä yksin on vastuussa tietoturvasta, jolloin ei tarvitse huolehtia toisen organisaation tietoturvarikkomuksista.

Lopuksi todettiin, että oikean ratkaisun valitseminen jää kunnalle itselle päätettäväksi, mitä se vaatii ratkaisulta ja kuinka paljon resursseja se voi käyttää ratkaisuun.