”Kaikki täyttää, käytäntö käyttöön” CRM-järjestelmä vastaamaan Xamkin koulutusjohtajien ja opetushenkilöstön tarpeita
Leppänen, Lauri (2023)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023121236300
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023121236300
Tiivistelmä
Opintojeni syventävän työharjoittelun tein Kaakkois-Suomen ammattikorkeakouluun (Xamk) kuuluvaan tutkimus-ja kehittämisyksikkö Xamk Xentreen keväällä 2023. Työharjoittelun päätoimenkuva koostui CRM (Customer relationship management) -järjestelmän kehittämis- ja jatkojalostamistehtävistä. Työharjoittelun aikana esiin nousi tarve kehittää nykyistä CRM-järjestelmää vielä enemmän ja paremmin vastaamaan Xamkin omia tarpeita.
Tästä tarpeesta syntyi ajatus opinnäytetyölleni, jonka tavoitteena oli tuottaa Xamkin käytössä olevaan Microsoft 365 Dynamics CRM -järjestelmään käyttöä helpottavia ratkaisuja, muokkaamalla sitä palvelemaan paremmin Xamkin sisäisiä kohderyhmiä.
Miellän opinnäytetyöni laadulliseksi kehittämistyöksi, jossa kehittämistarpeita kerättiin yhdessä Xamkin henkilöstön kanssa. Kehittämistarpeita kartoitin haastattelemalla henkilöstöä. Haastattelun toteutin johtajille TEAMS-keskustelun kautta ja muulle opetushenkilöstölle Webropol-kyselyä hyödyntäen.
Tulosten perusteella voitiin todeta, että CRM-järjestelmän käyttö henkilöstöllä on vähäistä ja siitä saatava hyöty omaan työhön nähtiin heikkona. Järjestelmää ei osattu myöskään käyttää tarkoituksen mukaisesti tai ollenkaan. Haastattelusta saatujen tulosten ja toiveiden perusteella loin CRM-järjestelmään koontinäytöt jokaiselle koulutusalalle, joiden avulla henkilöstö pystyy löytämään järjestelmästä helpommin ja kootusti tarvitsemiaan tietoja. Koontinäyttöjen tekemisestä ja niiden käyttämisestä tein henkilöstölle ohjevideot.
Tästä tarpeesta syntyi ajatus opinnäytetyölleni, jonka tavoitteena oli tuottaa Xamkin käytössä olevaan Microsoft 365 Dynamics CRM -järjestelmään käyttöä helpottavia ratkaisuja, muokkaamalla sitä palvelemaan paremmin Xamkin sisäisiä kohderyhmiä.
Miellän opinnäytetyöni laadulliseksi kehittämistyöksi, jossa kehittämistarpeita kerättiin yhdessä Xamkin henkilöstön kanssa. Kehittämistarpeita kartoitin haastattelemalla henkilöstöä. Haastattelun toteutin johtajille TEAMS-keskustelun kautta ja muulle opetushenkilöstölle Webropol-kyselyä hyödyntäen.
Tulosten perusteella voitiin todeta, että CRM-järjestelmän käyttö henkilöstöllä on vähäistä ja siitä saatava hyöty omaan työhön nähtiin heikkona. Järjestelmää ei osattu myöskään käyttää tarkoituksen mukaisesti tai ollenkaan. Haastattelusta saatujen tulosten ja toiveiden perusteella loin CRM-järjestelmään koontinäytöt jokaiselle koulutusalalle, joiden avulla henkilöstö pystyy löytämään järjestelmästä helpommin ja kootusti tarvitsemiaan tietoja. Koontinäyttöjen tekemisestä ja niiden käyttämisestä tein henkilöstölle ohjevideot.