Palautejärjestelmän kehittäminen : Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen digitaalisen palautejärjestelmän parantaminen

Abstract

Tutkimus on kohdennettu Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen (lyhennettynä Keusoten) työntekijöille tarkoitetun palautejärjestelmän toimivuuden arviointiin. Keusoten palautejärjestelmä on työkalu, jonka kautta on mahdollista antaa palautetta tai kehitysehdotuksia ja kysyä kaikenlaista työhön liittyvää tietoa. Palautteen keräämiseen on ollut käytössä palautelomake, jonka avulla kerätyt tiedot on kerätty tietokantaan ja lähetetty edelleen käsiteltäväksi. Palautejärjestelmän tutkimisen kiinnostus on saanut alkunsa opinnäytetyöntekijän kokemuksista palautteen antamisesta, sen saamista ja siihen liittyvistä koetuista haasteista. Palautejärjestämän toimivuuden tutkimukseen haettiin sosiaali-, terveys- ja hyvinvointialan yhteistyökumppania, ja lopulta kumppaniksi valikoitui Keusote. Tämä työ toteutettu Keusoten ja opinnäytetyön tekijän välisenä yhteistyönä, ja työn toteutuksessa on noudatettu Keusoten hyväksymää tutkimussuunnitelmaa. Keski Uudenmaan hyvinvointialueen arvot ovat ihmislähtöisyys, yhteistyö ja vaikuttavuus, jotka ohjaavat toimintaa koko Keski- Uudenmaan hyvinvointialueella. Asukkaiden ja työntekijöiden hyvinvointi on Keusote-alueen tahtotila, jonka yksi tärkeimmistä lähtökohdista on aktiivinen vuorovaikutus erilaisten sidosryhmien kanssa. Tämän työn tavoitteena oli määritellä toimenpiteet palautejärjestelmän uudistamisen tueksi. Palautejärjestelmän käytöstä toteutettiin kysely. Kyselyyn pyydettiin vastauksia Keusoten työntekijöiltä, jotka ovat aiemmin käyttäneet palautejärjestelmää. Kysely lähetettiin kahdellekymmenellekolmelle vastaajalle, joista neljää vastaajaa ei ole tavoitettu. Kyselyyn vastasi neljä Keusoten työntekijää ja vastaamiseen kului keskimäärin puolitoista minuuttia. Keskeiset tulokset osoittavat, että vastaajat toivovat selkeätä tietoa koskien palautteen käsittelyä. Palautteen antamisen jälkeen toivottaisiin kuittausta, joka on ollut myös kehitysehdotuksena. Osa vastaajista on kertonut, että eivät ole koskaan saaneet vastausta antamansa palautteesta. Vastaajien mielestä on vaikea orientoitua siinä, mitkä järjestelmät ovat käytössä, koska käytössä olevia järjestelmiä on liikaa tai niiden käyttö on epäselvää.

Avainsanat Palaute, järjestelmät, kehittäminen, digitalisaatio. Sivut 34 sivua ja liitteitä 4 sivua

The research on the feedback system focuses on the evaluation of the functionality of the feedback system intended for the employees of the Central Uusimaa welfare area (Keusote for short). The feedback system is a system through which it is possible to give feedback or development proposals and ask for all kinds of work-related information. There was a feedback form used in Central Uusimaa which allowed collecting feedback from users, by sending feedback through using text input fields. The feedback is collected in the database and forwarded for further processing. The desire to investigate the feedback system originated from the authors experiences of giving feedback at work, receiving it and the perceived challenges associated with the subject. The values of the Central Uusimaa welfare area are people-oriented cooperation and effectiveness which are leading factors, that guide the actions of the entire Central Uusimaa welfare area. The well-being of residents and employees is the will of the Keusote region, for which one of the most important starting points is active interaction with various partners. The goal of this work was to define a new process to support the renewal of the feedback system. The survey was organized about the use of the feedback system. Answers to the survey have been requested from Keusote feedback system´s previous users. The survey questions have been sent to twenty-three respondents, of which four respondents were not reached out to about the survey. The main results show that the respondents want to receive clear information regarding the handling of feedback. After giving the feedback, they would appreciate to get an acknowledgment, which has also been a development proposal. Some of the respondents said, that they have never received an answer for the feedback they gave. According to the respondents, it is difficult to find out which programs are in use, because there are too many systems in use or the way they are supposed to be use is unclear.

Keywords Feedback, systems, development, digitalization. Pages 34 pages and appendices 4 pages