Användningen av e-fakturering hos mikroföretagare i Österbotten

Abstract

Detta examensarbete behandlar användningen av e-fakturering hos mikroföretagare i Österbotten. Avsikten med arbetet var att undersöka varför vissa mikroföretagare inte implementerat e- fakturering, samt vilka fördelar man kan förvänta sig av användning av e-fakturering. Avsikten var också att arbetet skulle fungera som ett hjälpmedel för mikroföretagare som vill implementera e- fakturering.

Undersökningen genomfördes som en kvalitativ studie med hjälp av intervjuer. I arbetet intervjuades en mikroföretagare som inte använde sig av e-fakturering, och två som hade implementerat e-fakturering för några år sedan. Här jämfördes också om föreställningarna med e- fakturering hos den som inte använde sig av e-fakturering stämde överens med de erfarenheterna hos dem som använde sig av e-fakturering. Till slut sammanställdes även en praktisk redogörelse på hur man kan ta i bruk bankens egen e-faktureringstjänst. Här användes en banks anvisningar.

Undersökningen visade att användningen av e-fakturering har positiva effekter för företaget. De mest fördelaktiga faktorerna var tidsinbesparing, fakturauppföljning och lägre kostnader. Orsaken till att vissa mikroföretagare inte implementerat e-fakturering var för att kundernas efterfrågan inte varit tillräckligt stor. Av sammanställningen av i bruk tagnings processen som skapades, framgick det att detta sker i två steg och är mycket enkelt att använda.

Tämä opinnäytetyö käsittelee sähköisen laskutuksen käyttöä Pohjanmaan mikroyrittäjien keskuudessa. Työn tarkoituksena oli selvittää, miksi osa mikroyrittäjistä ei ole ottanut verkkolaskutusta käyttöön ja mitä hyötyjä verkkolaskutuksen käytöstä voidaan odottaa. Tarkoituksena oli myös, että työ toimisi työkaluna mikroyrittäjille, jotka haluavat ottaa verkkolaskutuksen käyttöön.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena haastattelujen avulla. Haastateltiin yhtä mikroyrittäjää, joka ei käyttänyt verkkolaskutusta, ja kahta mikroyrittäjää, jotka olivat ottaneet verkkolaskutuksen käyttöön muutama vuosi sitten. Tutkimuksessa verrattiin myös sitä, vastasivatko verkkolaskutusta käyttämättömien käsitykset verkkolaskutuksesta verkkolaskutuksen käyttäjien kokemuksia. Lopuksi koottiin myös käytännön selvitys pankin oman verkkolaskupalvelun käytöstä. Tässä käytettiin yhden pankin ohjeita.

Tutkimus osoitti, että verkkolaskutuksen käytöllä on positiivisia vaikutuksia yritykselle. Suotuisimpia tekijöitä olivat ajansäästö, laskujen seuranta ja kustannusten aleneminen. Syy siihen, miksi osa mikroyrittäjistä ei ottanut verkkolaskutusta käyttöön, oli se, että asiakaskysyntä ei ollut tarpeeksi suuri. Käyttöönottoprosessista laaditusta yhteenvedosta kävi ilmi, että se on kaksivaiheinen prosessi ja erittäin helppokäyttöinen.

This thesis deals with the use of e-invoicing among micro-entrepreneurs in Ostrobothnia. The goal was to investigate why some micro-entrepreneurs have not implemented e-invoicing, and what benefits can be expected from the use of e-invoicing. I also wanted the work to serve as a tool for micro-entrepreneurs who want to implement e-invoicing.

The research was conducted as a qualitative study using interviews. One microentrepreneur was interviewed who was not using e-invoicing at all, and two who had implemented e-invoicing a few years ago. It compared whether the perceptions of the use of e-invoicing by those who did not use e-invoicing with the experiences of those who did use e-invoicing. Finally, I also compiled a practical account of how to use the bank's own e-invoicing service. Here I used the instructions of one bank.

The study showed that the use of e-invoicing has positive effects for the company. The most beneficial factors were time saving, invoice monitoring and cost reduction. The reason why some micro-entrepreneurs did not implement e-invoicing was because customer demand was not high enough. The resulting summary of the adoption process shows that it is a two-step process and very easy to use.