Yhtiöhallinnollinen haltuunotto kiinteistöalalla

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee yhtiön hallinnollista haltuunottoa kiinteistöalan näkökulmasta. Yhtiön hallinnolliseen haltuunottoon liittyy monia huomioon otettavia tekijöitä, kuten erilaiset lait, määräykset ja viranomaisprosessit. Työn tarkoituksena oli selvittää pakottavan lainsäädännön vaikutus haltuunoton keskeisimpiin dokumentteihin eri yhtiömuodoilla ja sen pohjalta kehittää toimeksiantajan sisäiseen käyttöön prosessikaavio yhtiöhallinnollisen haltuunoton vaiheista ja siinä huomioitavista seikoista.

Lähteenä opinnäytetyössä on käytetty ammatillista kirjallisuutta, voimassa olevia lakeja ja asetuksia sekä toimeksiantajan sisäisiä ohjeistuksia. Työssä tutkittiin lyhyesti myös asiakirjahallintaa ja arkistointia, sillä haltuunoton yhteydessä myyjältä ostajalle siirtyvä dokumenttimäärä on valtava ja tehokkaan ja ammattimaisen haltuunoton toteuttamiseksi on tärkeää tuntea eri dokumenttien arkistointivaatimukset ja lakimääräiset säilytysajat.

Kehittämistyön tuotoksen toteuttamisen tueksi aineistoa on kerätty ja analysoitu soveltamalla prosessianalyysin ja vertailukehittämismenetelmän keinoja. Kattavan ja monipuolisen aineiston kokoamiseksi näitä tutkimusmenetelmiä on käytetty rinnakkain.

Kehittämistyö toteutettiin Newsec Property Asset Management Finland Oy:n yhtiöhallinnon yksikölle. Kehittämistyönä toteutetun prosessikaavion tavoitteena oli auttaa yhtiöhallinnollisen haltuunoton kokonaiskuvan hahmottamisessa ja parantaa työn tehokkuutta ja laatua sekä vahvistaa yrityksen asiakaslähtöisyyttä yhtenäisten toimintatapojen myötä. Prosessikaavio sisältää kaikki tiedot, joita tarvitaan onnistuneeseen yhtiöhallinnollisen haltuunoton hoitamiseen.

Tutkimuksen perusteella saatiin selvitettyä, millainen yhtiöhallinnollisen haltuunoton prosessi oli ja todettua käytössä olleen mallin haasteet. Saatujen tulosten perusteella voidaan päätellä, että haltuunotossa mukana olevan asiantuntijan tulee tuntea yhtiömuodot ja noudatettavat lait, jotta huolellisen materiaalitarkastuksen tekeminen on mahdollista. Aineistoon perehtyminen osoitti, että yksityisiä yrityksiä ei koske samanlaiset arkistointivaatimukset, kuin julkishallintoa ja yrityksen asiakirjojen arkistointia käsittelevät lainkohdat ovat usein tulkinnanvaraisia. Tietyille asiakirjoille määrätään laissa vähimmäissäilytysaika, mutta organisaation oikeusturvan tai tulevaisuudessa mahdollisesti tapahtuvan yrityskaupan näkökulmasta liiketoiminnasta kertovien asiakirjojen säilytyksellä voi olla merkittävä vaikutus yritykselle.