Wiki-intranetin kehittäminen : Case: Qvantel intra

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Qvantel Business Solutions Oy:n intranet järjestelmää. Opinnäytetyön aloitusvaiheessa intranet oli toteutettu Atlassian Confluence wikiohjelmiston 5.4.3 versiolla. Kehitystyön alussa selvitettiin taustatietoja, miten työntekijät käyttävät intranettiä, sekä miten sitä tulisi uudistaa. Taustatietojen yhteydessä myös arvioitiin nykyisen intranetin toimivuutta. Tämän jälkeen selvitettiin voidaanko vaaditut muutokset toteuttaa Atlassian Confluence ohjelmistolla, vai tarvitaanko intranetin toteutukseen kokonaan uusi ohjelmistoratkaisu. Intranetin kehitystyössä hyödynnettiin käyttäjäkeskeistä suunnitteluprosessia.

Taustatutkimus ja arviointi toteutettiin useita eri menetelmiä käyttäen, jotta saataisiin mahdollisimman paljon dataa eri lähteistä. Käytettyjä menetelmiä olivat kyselytutkimus, heuristinen arvio, käytettävyystestaukset sekä haastattelut. Näiden perusteella kyettiin hahmottamaan nykyisen intranetin ongelmakohdat. Suurimpia ongelmia olivat sekava informaatioarkkitehtuuri, uutisoinnin puute, sama sisältö useassa paikassa, yhtenäisyyden puute sekä heikko visuaalinen identiteetti. Ongelmien perusteella laadittiin rautalankamallit uudesta konseptista, jonka jälkeen vertailtiin toteutustapojen soveltuvuutta uudistusta varten.

Parhaaksi toteutustavaksi valittiin Confluenceen saatava Refinedwiki Orginal Theme- teemalaajennus. Teemalaajennuksen avulla suunniteltiin Qvantelille toimiva konsepti uudesta intranetistä. Voidaan todeta, että teemalaajennus on tutkittujen vaatimusten mukainen ja sen avulla voidaan korjata nykyisessä itranetissä löydetyt ongelmat. Lopuksi laadittiin vielä jatkotoimenpiteet kehitystyötä varten.

The aim of this thesis was to develop Qvantel Business Solutions Ltd’s intranet system. The intranet was implemented with Atlassian’s Confluence version 5.4.3. A large amount of background research was made at the beginning of this thesis to learn how the employees are using the intranet and how it should be improved. The current intranet system was also evaluated in this research. After the research it was investigated whether these improvements and requirements can be made with Atlassian Confluence or is another software solution required. User centered design was utilized during this development process.

The background research and evaluations were executed with several different methods to gather as much data as possible from different sources. The used methods were user survey, heuristic evaluation, usability tests and interviews. Based on the results, it was possible to perceive problems of the current intranet system. The biggest problems were complicated information architecture, deficiency of company news, same content in multiple locations, lack of integrity and weak visual identity. Wireframe models for new concept were made based on these problems. After the wireframes there was a comparison for the best solution to implement this concept.

A theme add-on for Confluence called Refinedwiki Original Theme was the best option for implementation solution. A new functional concept for Qvantel’s intranet was created with this add-on. Refinedwiki’s theme meets the requirements and fixes all the major problems which were found in the current intranet. In the end, further measures were defined for Qvantel in order to continue their development process.