Sähköisten tietopyyntöjen ongelmakohdat Haminan kaupungin tietopyyntöprosessissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää Haminan kaupungin tieto-pyyntöprosessin ajankohtainen toimivuus ja tutkia, mitä ongelma- ja kehitys-kohteita prosessissa esiintyi kaupungin tietopyynnöistä vastaavien asiantunti-joiden sekä kirjaamon henkilökunnan haastattelujen perusteella. Työn toisena tavoitteena oli saada selville ja vertailla, toteutuvatko aiemmat, laajassa tutki-musjulkaisussa todetut, 209 suomalaisen kunnan tietopyyntöjen yleiset on-gelmakohdat vuosilta 2015–2016 Haminan kaupungin tietopyyntöprosessissa. Tietopyyntöjen osalta tutkimus rajattiin käsittelemään sähköisiä, julkisuuslain mukaisia tietopyyntöjä, joilla haluttiin saada tietoa viranomaisten julkisista asiakirjoista.

Opinnäytetyössä käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää ja asiantuntija-haastattelut toteutettiin puolistrukturoidulla sähköpostihaastattelulla. Haastat-telukysymykset lähetettiin kymmenelle tietopyynnöistä vastaavalle asiantunti-jalle, joista viideltä saatiin vastaukset. Työn teoriaosassa on kuvattu julkisuus-lakia, oikeusministeriön julkisuuslain uudistushanketta, oikeuskirjallisuutta, hal-lintolakia, aiempia tutkimusjulkaisuja eri kuntien tietopyyntöprosessien ongel-makohdista sekä oikeudellisia kannanottotapauksia, jotka koskivat sähköisiä tietopyyntöjä ja niistä tulleita kanteluita.

Opinnäytetyön johtopäätökset olivat seuraavat: Haminan kaupungin tietopyyn-töprosessi on hyvällä tasolla, ja kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus toimii hy-vänä ohjeistuksena tietopyyntöjen lähettäjille kuvaten, miten tietopyynnöt ovat yksilöitävä sekä minne ne osoitetaan. Tietopyyntöprosessin ongelma- ja kehi-tyskohteet asiantuntijahaastatteluiden perusteella olivat viranomaisten kom-munikointivaikeudet, toimimaton delegointi viranomaisten välillä sekä heikko julkisuuslain tulkinta tietopyyntöjen seulonnassa sekä sähköisen allekirjoituk-sen puuttuminen. Työn toisena tavoitteena saatiin selville, että Haminan kau-pungin tietopyyntöprosessissa esiintyi kaksi yleistä ongelmakohtaa kuten 209 suomalaisessa kunnassa vuonna 2016. Ongelmakohdat olivat vaikeudet tulki-ta julkisuuslain mukaisia tietopyyntöjä ja niihin sisältyviä velvollisuuksia sekä viranomaisten heikko vuorovaikutuksellinen delegointi.

The objective of this thesis was to find out the current functionality of the city of Hamina's public information request process and to investigate which prob-lems and development targets occurred in the process based on interviews with authorities responsible for the city's public information requests and the staff of the registry office. The second goal of the work was to find out and compare whether the previous common problems of public information re-quests of 209 Finnish municipalities from 2015–2016, stated in an extensive research publication, are realized in the information request process of the city of Hamina. Regarding information requests, the research was limited to handling electronic, public information requests in accordance with the act on the openness of government activities, which wanted to obtain information about the public documents of the government activities.

This thesis used a qualitative research method, and the authority interviews were carried out using a semi-structured email interview. The interview ques-tions were sent to ten city’s authorities responsible for information requests, five of whom replied to questions. In the theoretical part of the work, the pub-licity law, the reform project of the Ministry of Justice's publicity law, legal lit-erature, administrative law, previous research publications on the problem ar-eas of information request processes in different municipalities and legal opin-ion cases concerning electronic information requests and complaints resulting from them are described.

The conclusions of the thesis were as follows: The city of Hamina's infor-mation request process is at a good level, and the city's document publicity description serves as a good guideline for senders of information requests, describing how information requests must be identified and where they should be addressed. Based on the authority interviews, the problem and develop-ment areas of the information request process were the authorities' key communication difficulties, dysfunctional delegation between the authorities, as well as weak interpretation of the Publicity Act in the initial screening of in-formation requests, and the absence of an electronic signature. The second goal of the work came out and the conclusion were that there were two gen-eral problems in the information request process of the city of Hamina, as in 209 Finnish municipalities in 2016. The problems were the difficulties in inter-preting information requests according to the Publicity Act and the obligations included in them, as well as weak interactive delegation of the authorities.