Sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen pk-yrityksen tapauksessa : case: Yritys Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena olivat sähköinen taloushallinto, sähköinen kirjanpito sekä sähköisen kirjanpidon käyttöönotto pk-yrityksessä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli ensin syventyä sähköiseen taloushallintoon sekä sen ominaisuuksin. Tämän jälkeen oli tavoitteena syventyä sähköiseen kirjanpitoon ja kuvata erään pk-yrityksen prosessi paperikirjanpidosta sähköiseen kirjanpitoon siirryttäessä. Siirtymäprosessi piti sisällään ohjelmistojen vertailua sekä valitun ohjelmiston käyttöönoton. Tässä työssä kohdeyrityksestä käytetään nimitystä Yritys Oy.

Työn teoriaosuudessa käsiteltiin merkittävimmät taloushallinnon prosessit, eli ostolaskut, myyntilaskut, matka- ja kululaskut, palkanlaskenta, maksuliikenne ja kassanhallinta sekä pääkirjanpito. Lisäksi tuotiin ilmi myös digitaalisen ja sähköisen kirjanpidon ero sekä sähköinen arkistointi. Teoriaosuuden toisen osaan koottiin sähköisen taloushallinnon hyötyjä sekä haasteita. Kohdeyrityksen osalta työssä käsiteltiin sähköisen kirjanpidon käyttöönottoa, joka on yrityksen ensimmäinen vaihe sähköiseen taloushallintoon siirryttäessä. Myöhemmin yritys ottaa käyttöön myös muita sähköisiä taloushallinnon prosesseja kuten myyntireskontran, ja myös siitä syystä työssä käsiteltiin useampia taloushallinnon prosesseja. Tässä työssä käsiteltiin kohdeyrityksen osalta kolmea sähköisen kirjanpidon ohjelmistovaihtoehtoa sekä yrityksen vaatimukset ohjelmistolle. Ohjelmiston valinnan jälkeen kuvattiin valitun ohjelmiston käyttöönottoprosessi. Lisäksi yrityksen siihenastiset ohjelmiston käyttökokemukset koottiin yhteen, ja tuotiin ilmi yrityksen kokemat hyödyt ja haasteet sähköistä kirjanpitoa ajatellen.

Työn tuloksena löydettiin sopiva sähköisen kirjanpidon ohjelmisto kohdeyrityksen käyttöön. Johtopäätöksenä todettiin, että sähköisen kirjanpidon käyttöönotto on tuonut useita hyötyjä yritykselle. Hyötyinä korostuivat erityisesti talouden reaaliaikaiset ja monipuoliset seurantamahdollisuudet sekä paperittomuus.

The topic of this thesis was electronic financial management, digital bookkeeping and switching into digital bookkeeping in a small or medium-sized enterprise.

The objective in this thesis was to study financial management and its features. After that an objective was also to study digital bookkeeping and present the process of a case company of switching into using digital bookkeeping. The process included the comparison of the three different software and the introduction of the chosen software.

The theory part discusses the most significant financial managements processes: purchase invoices, sales invoices, travel- and expense invoices, the calculation of salaries, payment transactions, cash managements and main accounting. In addition, the difference between digital and electrical bookkeeping, and electronical archiving was dealt. The second theory part discusses the pros and cons of electronical financial management. This thesis also discusses the case company’s process of switching into the use of digital bookkeeping, which is the first step in a process of moving to an electronical financial management. Later the case company will put to use also other processes of electronic financial management, such as accounts receivable. That is why this thesis also discusses other processes of electronic financial management, not only digital bookkeeping. This thesis discusses three software options for the case company and also its requirements for the software. After choosing the most suitable software for the company, the process of adoption of the software was described. Moreover, the experiences of the software so far, are discussed in this thesis.

Suitable digital bookkeeping software for the case company was found as a result of this thesis. As a conclusion, switching into digital bookkeeping has proved to have many benefits for the company. The main benefits were especially versatile and real-time ways to monitor the finance of the company and paperless bookkeeping.