Ohjelmistorobotiikka laskutustoimeksiantojen käsittelyssä
Heikkonen, Heidi (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202401312305
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202401312305
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona, ja opinnäytetyön aiheena oli Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessin automatisointi ohjelmistorobotiikalla. Opinnäytetyö rajattiin koskemaan Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessia, koska se sisälsi paljon manuaalisia tarkastus- ja työvaiheita. Tavoitteena oli löytää prosessista rutiinityöt, jotka voitiin automatisoida ja siirtää ohjelmistorobotille. Automatisoinnissa oli tarkoituksena käyttää Power Automate desktop -sovellusta.
Työn taustalla oli toimeksiantajan tarve tehostaa prosessia. Toimeksiantaja saa laskutustoimeksiannot asiakkaaltaan, joka täydentää laskutusta varten tarvittavat tiedot Excel-laskutuspohjaan. Toimeksiantajan myyntilaskutuksen asiantuntijat tarkastivat aineistot ennen kuin veivät ne toiminnanohjausjärjestelmään laskujen muodostusta varten. Myyntilaskutuksen asiantuntijoilla kului paljon aikaa aineistojen manuaaliseen tarkastamiseen. Vaikka aineistot käytiin läpi, ei kaikkia aineistoissa olleita virheitä huomattu ennen kuin aineistot luettiin toiminnanohjausjärjestelmään. Sisään luettujen aineistojen korjaaminen oli työlästä ja aikaa vievää.
Ohjelmistorobotiikan avulla tehostetaan usein manuaalisia taloushallinnon prosesseja. Ohjelmistorobotit käyttävät sovelluksia ja järjestelmiä ihmisen tavoin sekä tekevät samat työvaiheet kuin ihminen. Ohjelmistorobotit suorittavat ne työvaiheet, jotka ihminen niille opettaa. Prosessien automatisointi ohjelmistorobotiikalla on nopeaa, sillä ohjelmistorobotille opetetaan suoritettavat työvaiheet perinteisen ohjelmoinnin sijaan.
Ohjelmistorobotin suunnittelu aloitettiin syyskuussa 2023 manuaalisen Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessin kartoituksella, joka toteutettiin ryhmäkeskusteluna yhdessä myyntilaskutuksen asiantuntijoiden kanssa. Valmiin kartoituksen jälkeen aloitettiin ohjelmistorobotin suunnittelu, jonka aikana käytiin keskustelua Power Automate -asiantuntijoiden kanssa. Toteutusvaiheessa ohjelmistorobotti luotiin valmiin suunnitelman pohjalta. Tämän jälkeen suoritettiin testaus, koulutettiin käyttäjät ja luovutettiin ohjelmistorobotti tuotantokäyttöön joulukuussa 2023. Lopuksi korjattiin tuotantokäytössä havaitut ongelmat.
Opinnäytetyössä luotiin ohjelmistorobotti, joka mahdollistaa Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessin automatisoinnin. Opinnäytetyölle asetetut tavoitteet saavutettiin, sillä Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessista löydetyt rutiinityöt saatiin siirrettyä ohjelmistorobotille. Ohjelmistorobotin arvioitu työajan säästö on 80 %, minkä vuoksi sen käyttäjille jää enemmän aikaa asiantuntijuutta ja inhimillistä päätöksentekoa vaativiin työtehtäviin. Tulevaisuudessa ohjelmistorobottia tullaan jatkokehittämään jo havaittujen, sekä mahdollisten uusien tarpeiden pohjalta.
Työn taustalla oli toimeksiantajan tarve tehostaa prosessia. Toimeksiantaja saa laskutustoimeksiannot asiakkaaltaan, joka täydentää laskutusta varten tarvittavat tiedot Excel-laskutuspohjaan. Toimeksiantajan myyntilaskutuksen asiantuntijat tarkastivat aineistot ennen kuin veivät ne toiminnanohjausjärjestelmään laskujen muodostusta varten. Myyntilaskutuksen asiantuntijoilla kului paljon aikaa aineistojen manuaaliseen tarkastamiseen. Vaikka aineistot käytiin läpi, ei kaikkia aineistoissa olleita virheitä huomattu ennen kuin aineistot luettiin toiminnanohjausjärjestelmään. Sisään luettujen aineistojen korjaaminen oli työlästä ja aikaa vievää.
Ohjelmistorobotiikan avulla tehostetaan usein manuaalisia taloushallinnon prosesseja. Ohjelmistorobotit käyttävät sovelluksia ja järjestelmiä ihmisen tavoin sekä tekevät samat työvaiheet kuin ihminen. Ohjelmistorobotit suorittavat ne työvaiheet, jotka ihminen niille opettaa. Prosessien automatisointi ohjelmistorobotiikalla on nopeaa, sillä ohjelmistorobotille opetetaan suoritettavat työvaiheet perinteisen ohjelmoinnin sijaan.
Ohjelmistorobotin suunnittelu aloitettiin syyskuussa 2023 manuaalisen Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessin kartoituksella, joka toteutettiin ryhmäkeskusteluna yhdessä myyntilaskutuksen asiantuntijoiden kanssa. Valmiin kartoituksen jälkeen aloitettiin ohjelmistorobotin suunnittelu, jonka aikana käytiin keskustelua Power Automate -asiantuntijoiden kanssa. Toteutusvaiheessa ohjelmistorobotti luotiin valmiin suunnitelman pohjalta. Tämän jälkeen suoritettiin testaus, koulutettiin käyttäjät ja luovutettiin ohjelmistorobotti tuotantokäyttöön joulukuussa 2023. Lopuksi korjattiin tuotantokäytössä havaitut ongelmat.
Opinnäytetyössä luotiin ohjelmistorobotti, joka mahdollistaa Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessin automatisoinnin. Opinnäytetyölle asetetut tavoitteet saavutettiin, sillä Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessista löydetyt rutiinityöt saatiin siirrettyä ohjelmistorobotille. Ohjelmistorobotin arvioitu työajan säästö on 80 %, minkä vuoksi sen käyttäjille jää enemmän aikaa asiantuntijuutta ja inhimillistä päätöksentekoa vaativiin työtehtäviin. Tulevaisuudessa ohjelmistorobottia tullaan jatkokehittämään jo havaittujen, sekä mahdollisten uusien tarpeiden pohjalta.