Digitalisointimahdollisuudet laskutus- ja dokumentointitoiminnoissa : kansainvälisen konsernin tytäryhtiö

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimeksiantajana toimivan metsä- ja sahateollisuuden yrityksen laskutus- ja dokumentointitoimintoja digitaalisemmiksi. Työssä tutkittiin toimintojen nykytilannetta sekä löydettiin kehityskohteita, jotka yritys voi toteuttaa heti tai lähitulevaisuudessa. Opinnäytetyötä varten järjestettiin puolistrukturoitu teemahaastattelu yrityksen laskutustiimille. Tämän lisäksi työn tekijä havainnoi toimintoja kahden kesän ajan.

Opinnäytetyössä käsiteltiin aluksi digitalisaatiota, sen edellytyksiä sekä haasteita ja mahdollisuuksia. Tämän jälkeen perehdyttiin ulkomaankaupan asiakirjoihin sekä niihin vaikuttaviin maksutapoihin. Seuraavaksi käytiin läpi yleisimmät yrityksen tarvitsemat asiakirjat ja niiden merkitys. Näiden asioiden käsitteleminen oli tärkeää, jotta lukija ymmärtää laskutusprosessin eri vaiheiden merkityksen. Lopuksi esiteltiin toimeksiantaja, tilaus-toimitusketju, laskutustiimi ja vientilaskutuksen prosessi.

Nykytilaa analysoitiin jo digitalisoitujen asioiden sekä postittamisen näkökulmasta. Yritys tarjosi käyttöön aineiston, josta selvisivät asiakirjojen tilaamisen sekä lähettämisen kustannukset lähes kahden vuoden ajalta. Tämän jälkeen purettiin haastattelun tulokset sekä esiin nousseet kehityskohteet ja -ideat.

Opinnäytetyön tuloksena esiteltiin neljä kehityskohdetta esimerkiksi laskutusspesialistien muistiinpanojen tekemiseen sekä järjestelmän kehittämiseen. Jatkokehityskohteiksi nousi maakohtaisten tietojen tarkempi dokumentointi sekä remburssien päivittäminen. Tuleviksi opinnäytetyöaiheiksi ehdotettiin suurempien kehitysideoiden toteuttaminen, eli esimerkiksi järjestelmien muutosten suunnittelu ja käyttöönotto.

The objective of this thesis was to develop the invoicing and documentation operations for the commissioner company. The company operates in the forest and sawmill industry. The current situation of the operations was examined, and development targets were found that the company could implement immediately or in the near future. A semi-structured theme interview was organized for the company’s invoicing team. In addition, the thesis worker observed these operations for two summers.

It was important for the reader to understand the invoicing process. Because of that, digitalization, its prerequisites, challenges, and opportunities were presented. The foreign trade documents and the payment methods that affected them were presented following the presentation of the most common documents needed by the company. Lastly, the commissioner company, the Order-to-Delivery chain, the invoicing team and the export invoicing process were introduced.

The current situation was analyzed from the point of view of the already digitalized affairs and mailing. The data of the expenses of ordering and mailing documents were provided by the company. There were data for nearly two years. After that, the results of the interview and the development targets and ideas that surfaced from that were analyzed.

As a result of the thesis, four development targets were presented, for example the note-taking of the invoicing specialists and developing the system. A suggestion for further development would be making more detailed country-specific information and updating the bills of lading. The implementation of larger development ideas was proposed as future thesis topics.