Asiakirjahallinnon ohjeistuksen ja perehdyttämisen päivitys

Abstract

Opinnäytetyön kohdeorganisaatio on Karstulan kunta ja sen asiakirjahallinnon järjestäminen sekä perehdytys. Asiakirjahallinnon ohjeisto on laadittu vuonna 1994, jonka jälkeen toimintatavat ovat muuttuneet huomattavasti sähköisen asianhallinnan ja muiden järjestelmien myötä. Asianhallintajärjestelmä Dynastyn sähköinen arkisto käyttöönotetaan keväällä 2024, joten toimintatapojen yhdenmukaistaminen ja perehdytyskäytänteiden luominen on ajankohtaista. Kunnassa ei ole ollut erillistä asiakirjahallinnon perehdytysprosessia. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten asiakirjahallinnon laatua ja henkilöstön osaamista olisi mahdollista parantaa erillisen asiakirjahallintoon kohdistuvan perehdytyksen avulla.

Opinnäytetyö on toimintatutkimus. Tutkimuskysymyksillä etsittiin vastauksia siihen, millaisia ongelmia henkilöstö on havainnut asiakirjahallinnon osalta, miten asiakirjahallinnon ohjeistusta olisi päivitettävä ja kuinka asiakirjahallintoon suunnattua perehdytystä olisi kehitettävä. Aluksi kunnan henkilöstöltä kerättiin havaittuja ongelmia kyselyn avulla ja myöhemmin työpajoissa ryhmiteltiin ongelmat juurisyiden havaitsemiseksi ja etsittiin toimenpiteitä ongelmien poistamiseksi.

Teoreettinen viitekehys muodostui asiakirjahallinnon termistöstä sekä sitä ohjaavista periaatteista sekä lainsäädännöstä, asiakirjahallinnon suunnittelun teoriasta sekä perehdytyksen osiosta.

Opinnäytetyön kehittämistuloksena syntyi asiakirjahallinnon ohjeistuksen vertailutaulukoita, joissa esitellään vanhan ohjeiston ristiriidat nykykäytäntöihin ja voimassa olevaan hallintosääntöön nähden. Vertailutaulukoiden ohessa annetaan kehittämisehdotuksia päivittämistyössä huomioon otettaviin asioihin. Työpajatyöskentelyjen tuloksena ongelmien juurisyiksi nousivat esille organisaation asiakirjahallintoon liittyvien ohjeiden ja yhtenäisten toimintatapojen puute sekä johtamiseen ja henkilöstön osaamiseen liittyvät ongelmat. Työpajatyöskentelyssä löydettiin ongelmiin useita ratkaisuja ja niitä hyödynnetiin opinnäytetyön liiteaineistoon koostetussa asiakirjahallinnon perehdytyssuunnitelmassa.