Palvelujen tiedonhallinta kunnassa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa kunnille kattava tietopohja palvelujen tiedonhallinnan kehittämiseksi ja kehittämistoimien priorisoinniksi ottaen huomioon viimeaikaiset laki- ja sääntelymuutokset. Kuntien palvelujen tiedonhallintaan kohdistuneet velvoitteet ovat näyttäytyneet hajanaisina, eri viranomaisten asettamina, mikä on tehnyt tiedonhallinnasta haasteellista johtaa ja resursseja vaativaa toteuttaa kunnissa. Opinnäytetyön oheistavoitteena oli saada muille viranomaisille näkymää palvelujen tiedonhallintaan kunnan toimintaympäristössä. Työssä keskityttiin tiedon semanttiseen yhteentoimivuuteen, joka mahdollistaa tiedon siirtämisen ja käsittelyn tavalla, jossa tiedon merkitys säilyy muuttumattomana ja ymmärrettävänä kaikille osapuolille.

Työn ensimmäisessä vaiheessa oli tarve tunnistaa kunnan tiedonhallinnan toimintaympäristö ja luoda tilannekuva palvelujen tiedonhallinnasta. Teoreettinen viitekehys muodostettiin kirjallisuuskatsauksen ja julkisten institutionaalisten dokumenttien avulla. Tilannekuvan luomiseksi kartoitettiin kuntien käytössä olevia palvelujen tiedonhallintaa tukevia rakenteita sekä haasteita ja avoimia kysymyksiä palvelutiedon käytössä ja hyödyntämisessä semanttisen yhteentoimivuuden näkökulmasta.

Laadullisella tutkimusotteella pyrittiin ymmärtämään palvelujen tiedonhallintaa, semanttista yhteentoimivuutta ja niiden merkitystä kokonaisvaltaisesti. Menetelminä käytettiin kuntien sidosryhmiin kuuluvien viranomaisten asiantuntijoiden haastatteluja sekä kuntakyselyä. Analyysissä hyödynnettiin luokittelua ja sitä syvennettiin teemoittelun avulla paikantaen palvelujen tiedonhallinnan kehittämiseen erilaisia lähestymistapoja yhdistäen sääntelyn muutoksia, johtajuutta, viestintää ja yhteistyötä sekä tiedon laadun kehittämistä ja teknologian hyödyntämistä. Tuloksena saatiin keskustelua herättävä kuvaus kunnan palvelujen tiedonhallinnan vaativasta toimintaympäristöstä.

Opinnäytetyön tulokset vahvistavat aiempien tutkimusten havaintoja, jotka osoittavat lainsäädännön ja viranomaisten suositusten vahvan ohjauksen kuntiin. Kuntien kehitys tiedonhallinnassa on ollut resurssien vähyyden takia vaatimatonta, ja radikaaleja muutoksia tarvitaan. Tietojohtamisen on noustava muiden johtamisen muotojen rinnalle, ja tietojohtamisen tukitoiminnot on organisoitava uudelleen.