Tililuetteloiden yhtenäistäminen isännöintiyrittäjälle

Abstract

Tililuettelo on keskeinen osa kirjanpitoa, ja sen tarkoituksena on jäsentää numeroin ja kuvaavin nimin yritystoiminnassa tapahtuvien liiketapahtumien kirjauksia eri tileille ja se yleensä rakennetaan tilinpäätökseen sisältyvän taseen ja tuloslaskeman laissa kirjattujen kaavojen mukaisesti asia- ja numerojärjestykseen. Pieksämäkeläinen isännöintiyrittäjä oli vuosien saatossa saanut uusia asunto-osakeyhtiöasiakkaita ja sisällyttänyt niiden tililuettelot sellaisinaan omaan kirjanpito-ohjelmistoonsa, luoden näin yritysten tililuetteloiden välille samojen tilien numeroinnissa ja nimeämisessä turhaa erilaisuutta. Tässä tutkimuksessa pyrittiin luomaan yrittäjälle uusi, yhtenäinen tililuettelo ja ohjeita niiden kirjauksiin, jotta tämä vähentäisi rutiinityössä mahdollisesti tapahtuvien, turhaa aikaa vievien ja stressiä aiheuttavien virheiden mahdollisuutta. Uutta tietoa haettiin haastatellen toimeksiantajaa, ja tämä haastattelu esivalmistelujen jälkeen analysoitiin kvalitatiivisesti ja saatuja tuloksia verrattiin teoriapohjaksi koottujen, keskeisten lainpykälien ja niiden tulkintojen kanssa, jolloin saataisiin parempi kuva siitä, mitä hyvän tililuettelon tulisi sisältää ja samalla toimeksiantajan mielipide saadaan esiin tililuetteloa ja ohjeita kootessa. Samalla pohdittiin erinäisten tilien kirjausten ohjeita, joilla toimeksiantajaa voidaan ohjata parantamaan eri asiakasyritysten kirjanpitojen kirjaustyylejä samanlaisiksi. Tuloksena syntyi tililuettelo ja ohjeet näiden tilien kirjauksiin, painottaen varsinaisten kirjausten ohjeiden osalta enemmänkin korjausten ja huoltojen kirjauksiin. Tililuetteloa rakentaessa keskityttiin lähinnä suuntaa antaviin esimerkkeihin ja ohjeet ovatkin suhteellisen väljät jättäen toimeksiantajalle varaa tarkentaa ohjeita omilla käytännöillään.

The list of accounts is a central part of accounting and is intended to structure the entries of business transactions in numbers and descriptive names into different accounts and is usually constructed in accordance with the formulas recorded in the financial statements balance sheet and the profit and loss account. Over the years, the Pieksämäki-based housing manager – accounting entrepreneur had gained new housing company customers and included their account lists as such in her own accounting software, thus creating unnecessary differences in the numbering and naming of the same accounts between the companies' account lists. This study sought to create a new, unified list of accounts for the entrepreneur and instructions on how to record them in order to reduce the possibility of errors that may occur in routine work that take up unnecessary time and cause stress. New information was sought in thematic interviews with the client, and this interview after the preliminary preparations was qualitatively analyzed and the results obtained were compared with the key legal provisions compiled as a theoretical basis and their interpretations, which would give a better picture of what a good list of accounts should contain and at the same time the client's opinion can be expressed when compiling the list of accounts and instructions. At the same time, instructions for recording separate accounts were considered, with which the client can be guided to improve the accounting styles of different client companies to be similar. The result was a list of accounts and instructions for the entries in these accounts, with more emphasis on the entries for repairs and maintenance in the instructions for the actual entries. When building the account list, the focus was mainly on indicative examples and the instructions are relatively loose, leaving the client room to refine the instructions with their own practices.