Tietojärjestelmän hankinta: riskien sekä kokonaiskustannusten arviointi ja vertailu

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee tietojärjestelmähankintaan liittyviä riskejä sekä hankinnan kokonaiskustannuksia. Työn tavoitteena oli tunnistaa riskien sekä kustannusten syntymiseen vaikuttavia tekijöitä ja tuottaa näiden pohjalta toimeksiantajalle riskikartoitus sekä laskelmia päätöksenteon ja toimittajavalinnan tueksi. Ensimmäinen tutkimusongelma oli, millaisia tietojärjestelmän hankintaan liittyviä riskejä on huomioitava ennen toimittajan valintaa. Toisena tutkimusongelmana oli selvittää, mistä tekijöistä tietojärjestelmäinvestoinnin kokonaiskustannukset muodostuvat.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, ja sen lähestymistapa oli tapaustutkimus. Empiiristä aineistoa hankittiin haastattelemalla kahta päätöksenteossa sekä tietojärjestelmätoimittajan valinnassa mukana olevaa asiantuntijaa. Lisäksi aineistoa hankittiin ideariihityöskentelyn avulla, johon osallistui seitsemän toimeksiantajayrityksen työntekijää eri ammattiryhmistä. Tutkimuksessa käytettiin myös toimeksiantajalta saatua kirjallista aineistoa, kuten hinnastoja ja käytössä olevista järjestelmistä saatuja raportteja.

Tutkimuksen tuloksista selvisi, että merkittävimmät haasteet ja näistä syntyvät riskit hankinnassa liittyivät toimeksiantajayrityksen sisäisiin prosesseihin, resursointiin sekä viestintään. Tutkimusaineiston perusteella manuaalityötä tehdään paljon ja automaatiota olisi mahdollista lisätä. Yrityksessä oli osallistettu henkilökuntaa sekä prosessien kehitystyöhön että itse hankinnan valmisteluun, mikä näkyi tutkimustuloksissa muutosmyönteisyytenä. Henkilöstön sitoutumisen voidaan nähdä parantavan mahdollisuuksia hankkeen onnistumiselle.

Tietojärjestelmätoimittajien tarjoamista vaihtoehdoista saatiin osittain vertailukelpoisia nykyisin käytössä olevan järjestelmän kanssa hinnastojen perusteella. Käytettävissä olevien aineistojen pohjalta hankinnan kokonaiskustannusten arviointi jäi kuitenkin puutteelliseksi. Toimeksiantajalle laadittiin kehittämisehdotuksia tuloksista tehtyjen johtopäätösten perusteella. Näiden avulla hankkeen kustannusarviota voidaan tarkentaa ja esiin nousseisiin riskeihin voidaan varautua paremmin hankkeen edetessä.

The subject of the thesis was information system acquisition, estimating and comparing its risks and total costs. The objective of the thesis was to identify different type of risks and to find causes which effect the total costs of the procurement. The second objective was to compose risk identification and calculations to support the commissioner with decision-making. The first research problem was to find out which type of risks a buyer must consider before choosing an information system supplier. The second research problem was which are the elements that cause costs in the information system procurement process.

This study was conducted as qualitative research, and the approach was case study. The research material was collected by interviewing two specialists who take part in decision-making and choosing the supplier. In addition, the research materials were collected with a brainstorm method from seven participants who are employees in the commissioner’s company. There were also printed material used in the research, such as pricing lists and reports from the commissioner’s existing information systems.

The results indicated that the main challenges possibly causing risks were related to commissioner’s processes, resourcing, and communication. There seemed to be lots of manual work in the company and there is potential to in crease automation. The company had taken their employees along to develop processes and to take part in the procurement process, which showed as a positive attitude to changes. The personnel’s commitment may improve the possibilities to succeed in the procurement.

It turned out that the information system alternatives were only partly comparable. The research material gave information about product pricing but there was not information enough to estimate total costs. Despite that, the calculations and risk identification give the commissioner tools to estimate total costs and prepare themselves for risks during the procurement process.