Tapahtuman järjestäminen : case Kupittaa Open

Abstract

Tapahtumia on järjestetty aina, mutta niiden merkitys on muuttunut vuosien saatossa. Ennen tapahtumia järjestettiin uskonnollisista syistä mutta nykyään tapahtumilla tavoitellaan suureksi osaksi sosiaalisia ja taloudellisia hyötyjä yhteiskunnalle, yritykselle tai yksilölle. Tapahtumia järjestetään eri tarkoituksiin ja eri mittakaavoissa, mutta suunnitteluprosessi on aina sama.

Toiminnallinen opinnäytetyömme käsittelee tapahtuman järjestämistä ja havainnollistaa teoriaa järjestetyn tapahtuman kautta. Suunnittelimme ja toteutimme yhden päivän kestäneen jalkapalloturnauksen. Kupittaa Open järjestettiin 24.4.2014 Kupittaan urheilupuistossa yhteistyössä TULI ry:n kanssa. TULI ry on Turun ammattikorkeakoulun opiskelijoiden ja henkilökunnan oma liikuntaseura, joka järjestää erilaisia liikuntapalveluita opiskelijaystävälliseen hintaan. Kohderyhmänä tapahtumallamme olivat Turussa ja sen lähikunnissa asuvat opiskelijat.

Opinnäytetyömme aineistona käytimme kirjallisuutta tapahtuman järjestämisestä, projektityöskentelystä, hyvinvoinnista sekä prosessiluontoisesta työskentelystä. Tapahtuman onnistumista arvioimme palautekyselystä saamamme aineiston, toimeksiantajan palautteen sekä kuulemamme perusteella.

Prosessikaavion kautta käymme läpi tapahtuman ideoinnin, suunnittelun ja toteutuksen. Työmme luo raamit ja toimii apuvälineenä TULI ry:lle, jos he haluavat järjestää tapahtuman jatkossa. Opinnäytetyömme lopussa pohdimme omaa onnistumistamme ja tavoitteiden täyttymistä. Palautteen ja oman pohdinnan pohjalta tuomme esiin mahdollisia kehityskohteita, jotka tulisi jatkossa ottaa huomioon.

From the early years on, events have been organized to bring together people with the same values and interests. However, the character and purpose of events have changed throughout the years. Today events are commonly a reason for social gatherings or to make financial profit. Events are organized by individuals, communities, companies or organizations.

The present thesis focuses on event management and discusses the theory through an organized event. Kupittaa Open is a football tournament aimed for university students in the Turku area. Kupittaa Open was organized on April 24th 2014 in the Kupittaa Sports Arena in co – operation with TULI ry. TULI ry is a students’ and staff’s private sports club that organizes a wide range of sports activities for the entire community of Turku University of Applied Sciences.

The literature used in the present thesis discusses event management, project work, well-being and process based work. The data to evaluate the success of the event were gathered with the help of a questionnaire, observation and feedback from TULI ry.

The whole process of organizing and executing the Kupittaa Open tournament is analyzed with the help of a process diagram. The aim is that the event will be organized annually and this thesis will give guidelines for TULI ry in case they want to continue to organize the tournament. The success and reaching objectives are reflected at the end of the thesis. Furthermore, based on the feedback and reflection, possible improvements that should be taken into consideration in the future are suggested.