Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeen laadinta ja sisältö

Abstract

Maankäyttö ja rakennuslaki velvoittaa rakennushankkeeseen ryhtyvää laatimaan uudisrakennukselle käyttö- ja huolto-ohjeen. Rakennusalan ja kiinteistöylläpidon digitalisaation myötä käyttö- ja huolto-ohjeet toimivat ohjelmistoissa, joiden käyttö vaatii ammattitaitoa. Kohdeyrityksessä laatimisen velvoite on ratkaistu palvelumallilla, jossa huoltokirjakoordinaattori laatii käyttö- ja huolto-ohjeen. Toimintatavan myötä rakennusyritys luovuttaa oman vastuunrajausehtonsa luomisen huoltokirjakoordinaattorin vastuulle vastaten itse kuitenkin lopputuloksesta. Toimintavan muutoksen takia käyttö- ja huolto-ohjeen laatijalla ei enää ole varsinaista kosketuspintaa hankkeeseen, mikä altistaa osaltaan virheellisille päätelmille. Kohdeyrityksessä oli todettu huoltokirjojen tason heikentyneen ulkoistamisen myötä.

Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeen asemaa tutkittiin laadullisin menetelmin kohdeyrityksessä sekä ylläpito-organisaatioissa. Kirjallisuudessa ja esihaastatteluissa esiintyneiden aihealueiden perusteella luotiin kysymykset haastateltaville. Eri osapuolille pidettiin teemahaastattelut. Analyysivaiheessa aineisto teemoitettiin työn rajaukset huomioon ottaen. Opinnäytetyön haastatteluissa kävi ilmi, että huoltokirjat ovat nousseet merkittävään rooliin kiinteistönhoidossa eikä niihin liity pääsääntöisesti käyttö- ja sisältöongelmia, kun käsitellään uudisasuntotuotantoa. Haastatteluissa kuitenkin ilmeni yksittäisiä puutteita, joista koitui kustannuksia kohdeyritykselle. Virheelliset tiedot johtuvat koordinaattorin rajallisesta tietopohjasta sekä inhimillisistä virheistä. Vaikka huoltokirjat on ulkoistettu, välttääkseen virheellisten tietojen pääsemistä käyttö- ja huolto-ohjeeseen tulee työmaainsinöörin aktiivisesti tarkastaa toimitettuja tietoja ja valmista huoltokirjaa. Paras lopputulos saavutetaan koordinaattorin järjestelmäosaamisella ja työmaainsinöörin kyvyllä arvioida tietojen oikeellisuus.

Tuleva lakimuutos velvoittaa pääsuunnittelijan vastaamaan huoltokirjan laatimisesta. Muutoksella tuetaan huoltokirjan kehitystä tietomallipohjaiseksi. Lisäksi lakimuutoksessa velvoitetaan rakennuksen omistajaa ylläpitämään huoltokirjaa. Tämä tarkoittaa sitä, että huoltokirjat siirtyvät taloyhtiöiden ja omistajien hallintaan, mikä parantaa tietojen säilyvyyttä. Vaikka vastuu siirtyy, pääurakoitsijan on edelleen tuotettava tietoa omista sekä aliurakoitsijoidensa suorituksista ja käytetyistä materiaaleista. Aineistojen toimittamiseen liittyvät vaatimukset tulee edelleen kirjata urakkasopimukseen.

The purpose of this study was to examine the challenges with the contents and compiling maintenance manual. Additionally, the study investigates the implications of the forthcoming legal changes on the compilation of maintenance manuals. A forthcoming legal change will require the chief designer to take responsibility for drafting the maintenance manual, aiming to improve its quality through information modeling. Additionally, building owners will be tasked with maintaining the manual, enhancing data retention.

Currently, The Land Use and Building Act in Finland mandates the creation of operational and maintenance instructions for new construction projects. These instructions have shifted to digital platforms, necessitating specialized skills. Consequently, some companies have adopted a service model where a maintenance manual coordinator handles their creation. However, this transition has resulted in a decrease in the quality of maintenance instructions.

This research utilized qualitative methods. Thematic interviews were conducted with both a construction company and maintenance organizations. The results of the interviews were compiled by theme. Development suggestions were formulated for the emerging challenges. Additionally, a checklist was created to facilitate the site engineer's inspection activities.

As a result of this study, despite of possible legal change, the main contractor still needs to provide relevant information as per the contract agreement. The qualitative findings revealed that while maintenance manuals generally serve their purpose well in property management, occasional errors arise due to the coordinator's limited knowledge and human error.