Henkilökohtainen sähköinen arkistointi : Sähköisten arkistopalvelujen kehittäminen

Abstract

Arkistointi on arkipäivää julkisen ja yksityisen sektorin toimijoille, joiden tehtävissä syntyy lain- ja asetustenvoimaisia asiakirjoja. Sähköisen arkistoinnin prosessit ja arkistointijärjestelmät ovat kehittyneet tasolle, jossa asiakirjan elinkaari voidaan taata vuosikymmeniksi eteenpäin.

Henkilökohtainen sähköinen arkistointi on pääosin sosiaalisen median ilmaispalveluiden ja henkilökohtaisten tiedonhallintakäytänteiden varassa. Tae aineiston säilyvyydestä on näillä menetelmillä heikko ja tiedon elinkaari lyhyt. Valitettavan usein tarve säilyttää arvokasta tietoa turvallisesti herää usein vasta, kun aineisto on tuhoutunut tai muuten käyttökelvotonta.

Tämän opinnäytetyön tavoite oli tutkia sähköisen arkistoinnin prosesseja ja arkistointijärjestelmien soveltuvuutta henkilökohtaiseen arkistointiin sekä nykyteknologian mahdollistamien sosiaalisen median palveluiden soveltuvuutta arkistoidun tiedon käytettävyyden kannalta. Tarkastelen työni aihetta henkilökohtaisen arkistoinnin näkökulmasta.

Kartoitin henkilökohtaisen arkistoinnin nykytilaa työn toimeksiantajan toimintatutkimuksen prosessien sekä aiheesta löytyvän tutkimustiedon pohjalta. Näistä saadun tutkimustiedon avulla tunnistin kehittämiskohteet ja sen avulla kehitin prosesseja, jotta ne tukisivat henkilökohtaista sähköistä arkistointitoimintaa niin aineiston pitkäaikaissäilyvyyden kannalta kuin tiedon käytettävyyden osalta.

Esittelen tutkimuksen pohjalta mallin henkilökohtaiselle sähköiselle arkistointipalvelulle, joka ottaa huomioon yksilön tarpeet arvokkaan tiedon säilyvyyden ja käytettävyyden kannalta.

For the agencies of the public and private sector, who produce legally evidential documents on their operations, archiving is a part of their everyday activities. Digital archiving processes and filing systems have evolved to a level where the document life cycle can be guaranteed for decades to come. Nowadays, personal digital archiving mainly relies on social media, its applications and individual data management practices. From the long-term preservation point of view, the lifecycle of the data is questionable. Unfortunately, the need for valuable data and its long-term preservation too often arises when the data has been destroyed or unusable.

The aim of this thesis was to study the processes of digital archiving and how suitable the filing systems were for personal archiving purposes. The aim was also to study the applications of social media from the perspective of data usability.

I studied the subject of the thesis from the viewpoint of personal archiving. I surveyed the current state of digital personal archiving with the help of the personal archiving project, which was part of the empirical research of this thesis and the literature available on the subject. With the findings of these studies I then identified the development targets, and developed the processes so, that they would support the digital personal archiving from the viewpoint of long-term data preservation and better data usability. On the basis of the research I created a concept for the digital archiving service which will consider the personal needs for the long-term preservation of valuable data and data usability.