Titania-työvuorosuunnitteluohjelmiston käyttöönotto : Yrjö ja Hanna Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee Titania-työvuorosunnitteluohjelmiston käyttöönottoa hoitoalan yrityksessä. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Yrjö ja Hanna Oy, jolla on palvelutaloja ympäri Suomen. Käyttöönotto toteutettiin kaikissa toimeksiantajan palvelutaloissa porrastetusti. Projekti oli loogista jatkoa ennen opinnäytetyötä tehdylle tietojärjestelmien kartoitusprojektille, jossa yksi kehittämistä vaatineista kohteista oli juuri työvuorosuunnittelu.

Työvuorosuunnittelu on olennainen osa hoitoalan yrityksen toimintaa. Sen tavoitteena on varmistaa hoitohenkilöstön oikea määrä työtaakkaan ja ajankohtaan nähden. Lisäksi sen avulla seurataan toteutuneita työvuoroja, jotka vaikuttavat palkanmaksuun. Toimeksiantajan organisaation vanha työvuorosuunnitteluohjelmisto sisälsi ongelmakohtia mm. vakauteen ja käytettävyyteen liittyen, ja ohjelmiston vaihdolla haluttiin päästä näistä eroon.

Projektissa noudatettiin sille laadittua, projektinhallintamenetelmältään vesiputousmalliin perustuvaa projektisuunnitelmaa. Projektin vaiheen vaihdot ja koulutus oli suunniteltu sopiviin hetkiin organisaation toiminnan mukaan. Esimerkiksi koulutuspäivämäärät suunniteltiin siten, että koulutus voitiin tehdä tuoreimmilla aidoilla työvuorotiedoilla. Projektin toteutusvaihe kulminoitui Turun Pihlajakodissa toteutettuun pilotointivaiheeseen, jolloin suurin osa ongelmista tuli esille ja korjattiin.

Titaniassa on hakemistorakenne, joka rakennettiin toimeksiantajan verkkolevylle, jolloin yhteiset resurssit ovat kaikkien käytössä. Näitä rakenteita ja muita organisaatioasetuksia hallinnoivat pääkäyttäjät, joita nimettiin kaksi. Tavanomaisesti käyttäjä kuuluu työvuorosuunnittelija-käyttäjäluokkaan, jonka käyttöoikeus esimerkiksi Titanian asetuksiin on rajattu.

Projektin tuloksena Titania saatiin onnistuneesti käyttöön kesäkuun alussa. Koulutuksen voidaan myös katsoa onnistuneen, sillä käyttäjien virheitä ilmeni vain vähän, ja ne saatiin korjattua ilman viivästyksiä palkanmaksussa.

This thesis is about the implementation of Titania shift planning software. The client of this thesis was Yrjö ja Hanna Oy, which is a service provider in the care sector. They have nursing homes all around Finland, and Titania was implemented in steps in all of them. The project was a logical continuation for another project conducted for the same client, in which the goal was to map and analyze the functionalities, deficiencies and integrations in their information systems.

Work shift planning is an important part of the daily functions in a nursing home. Its aim is to help provide the correct number of staff at any given hour, based on the work load and time of the day. The client’s old shift planning software had problems concerning stability and usability.

The project was planned using the waterfall model. Changes in project phase were scheduled to correlate the timetable of the organization, so that, for example during training, there were the newest real unprocessed shift data available. The key phase of the project was piloting in Turku’s Pihlajakoti, where most of the errors and problems arose and were fixed.

Titania has a directory structure which was built on the client’s network drive. That way all of the shared resources are available to users. This structure and other organization settings are controlled by root users, of which there are two. All other users are part of the shift planner user group, which has limited access to Titania’s settings.

As a result of the project, Titania was successfully implemented in the beginning of June in all of the client’s nursing homes. Training was considered successful as well, since there were few user errors, and they could be corrected on the spot without affecting payroll.