Maanpuolustuskorkeakoulun kirjaston hankintaprosessi ja sen kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli löytää kehittämisehdotuksia Maanpuolustuskorkeakoulun kirjaston hankintaprosessin eri vaiheisiin tulevia muutoksia ajatellen. Maanpuolustuskorkeakoulun kirjaston kolme eri toimipistettä yhdistyvät vuonna 2015 yhteen toimipaikkaan Santahaminaan Helsingissä. Samalla osa henkilökunnasta vaihtuu. Tämän opinnäytetyön tekeminen oli myös perehdytystä tulevaan työtehtävään.

Opinnäytetyö on kvalitatiivinen, ja aineistonkeruumenetelmänä käytettiin strukturoimatonta avointa kyselylomaketta. Tutkimustulokset analysoitiin sisällönanalyysia apuna käyttäen, induktiivisesti eli aineistolähtöisesti. Tutkimusaineisto koostui kuuden Maanpuolustuskorkeakoulun kirjaston henkilökuntaan kuuluvan, kirjaston hankintaprosessiin osallisen henkilön kysymyslomakkeen vastauksista. Taustaksi selvitettiin mm. Maanpuolustuskorkeakoulun kirjaston kokoelmapolitiikkaa hankinnan osalta sekä valtion hankintaprosessin menettelytapoja.

Vastauksista nousi esille joitakin selkeitä kohtia, joita olisi hyvä tarkistaa ja kehittää hankintaprosessin sujuvuuden edistämiseksi. Ensimmäiseksi nousi esille ajankohtainen aihe eli ohjeiden tarkistaminen ajan tasalle. Tehtävänhoitajien vaihtuessa on ensiarvoisen tärkeätä, että tarpeellinen tieto on saatavissa tarkkoina ja selkeinä ohjeina seuraajille. Tehtäviin liittyy paljon hiljaista tietoa, joka jää helposti lisäämättä ohjeisiin. Harmaan kirjallisuuden hankinnan tarkempi ohjeistus todettiin myös tarpeelliseksi, kuten myös valintaprosessin tarkastelu. Valintaprosessista olisi hyvä laatia prosessikuvaus, joka ohjeistaa valintaa selkeämmin ja helpottaa sijaisjärjestelyjä.

The purpose of this thesis was to further develop the different stages of the acquisition process of the National Defence University Library. Furthermore, one of the objectives of the thesis was the introduction to my work responsibilities in the future.

This thesis is based on a qualitative research method. The survey data was collected by an unstructured open questionnaire, which was responded by six staff members of the National Defence University Library. The literature collection policy of the library and the State acquisition process were also studied for background information.

The questionnaire responses and analysis brought up a number of specific things to be further developed in the acquisition process. For example, grey literature acquisition needs more detailed guidelines, and so does the selection process. During organizational change, it is important to collect the necessary tacit knowledge and to present it in the revised guidelines to facilitate the introduction of new staff.