Tampereen kaupungin sähköisen poissaolojärjestelmän käyttöönottovaiheen käyttäjäkokemus

Abstract

Palveluiden sähköistäminen ja paperittomuus on ollut monien organisaatioiden tavoitteena. Opinnäytetyön taustana oli Tampereen kaupungin sähköisen poissaolojärjestelmän Personec F ESS (ESSI) käyttöönotto ja mahdollisuuksien mukaan prosessiin kuuluvista paperilomakkeista luopuminen. Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia pilotointiin osallistuneiden henkilöiden käyttäjäkokemuksia uudesta toimintatavasta anoa lomia ja ilmoittaa poissaoloista. Samalla hyödynnettiin saatua materiaalia koko Tampereen kaupungin henkilökunnalle sähköistä poissaolojen ja lomien ilmoitusjärjestelmää käyttöönotettaessa. Tutkimus toteutettiin E-lomakkeella pilottiin osallistuneille organisaatioille. Tutkimustulokset analysoitiin E-lomake ohjelmalla ja taulukkolaskennalla. Avoimet vastaukset tutkittiin jakamalla ne ryhmittäin organisaatiokokonaisuuksiksi. Tutkimusky-symyksenä pohdittiin, kuinka pilotissa mukana ollut henkilöstö koki ohjelmiston käyttöönoton, onnistuiko käyttöönotto käyttäjien näkökulmasta ja miten onnistumiseen vaikuttivat erilaiset ohjeet, koulutukset ja ohjelmiston käyttötuki.

Ohjelmiston käyttöönotto oli onnistunut, ja sen käytettävyys oli hyvä. Tyytyväisyys ESSIn ominaisuuksiin ja käyttötarkoitukseen oli korkea. Koulutusta kaivattiin jossain määrin enemmän, mutta laadukkaasti tehdyt ohjeet intranetissä tukivat itseopiskelua hyvin. Käyttötuen saatavuuteenkin oltiin tyytyväisiä. Prosessi selkeytyi, nopeutui ja muuttui työntekijöille helpommaksi. Omien poissaolojen ja lomien seuraaminen helpottui.

Kehittämisehdotuksina ehdotettiin halukkuutta kokeilla ESSIn etäkäyttömahdollisuutta. Myös kertakirjautumista toivottiin, ettei ohjelmistolle tarvittaisi omia erillisiä tunnuksia ja kirjautumista. Tämä helpottaisi myös ESSIn ylläpitotehtäviä ja vapauttaisi sovellus-tukihenkilöiden aikaa muihin työtehtäviin.

In many organizations there is the pressure to change to different services and at the same time get rid of paper. The purpose of this study was to implement a new electric absence notification system Personec F ESS (ESSI) in City of Tampere in order to speed up the processes of request for vacation or leave of absence. The process will also reduce the use of paper. The study examined user experiences of the people who were in the pilot of ESSI. ESSI is the term that was used in this study of this new absence notification system. Results were used to improve other commissioning’s in other organizations. In this study the research question was about whether the personnel in the pilot experience integration phase were satisfied, and whether it was successful and how different did manuals in intranet, trainings and user support affected the responses.

The data for this study was collected using a program called E-lomake that administers set of questionnaire in the Intranet. The target group was the personnel that were in the pilot phase. The results were sorted and analyzed with E-lomake and Excel. There were also two open questions about the benefits of ESSI and how to improve it. The responses were analyzed by grouping them into different organizations. It was easier to compare results that way.

The Integration phase was successful and usability of ESSI was good. The Personnel in the pilot phase were satisfied with the features of ESSI and especially its usage was great. Some of the respondants required more training, but high quality directions in the intranet supported self-study very effectively. The personnel were also satisfied in getting connections to user support. Processes became clearer, faster and easier to employee. It was much easier to keep track of personal vocations and other absences. Personnel do not have to ask for this information anymore from department of salary calculation.

Next development of ESSI will be an enlargement feature of out of office –usage. Single sign on –feature will also be on the list of development. This feature will make easier to maintain usernames and passwords in ESSI system and give more time for appli-cation support personnel to focus on some other tasks.