Taloushallinnon ohjelmiston valinta case yritykselle
Paavola, Johanna (2014)
Paavola, Johanna
Satakunnan ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014120217933
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014120217933
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena oli taloushallinnon ohjelmiston valinta case yritykselle. Case yrityksessä oli havaittu, että sen taloushallinto ei ole järjestetty niin hyvin kuin se voitaisiin järjestää ja jotkin asiat tehtiin turhan vaikeasti sekä manuaalisesti. Niiden asioiden vuoksi taloushallinnon ohjelmiston valinta oli ajankohtainen case yritykselle. Opinnäytetyössä selvitettiin millainen ohjelmisto olisi case yritykselle sopiva ja mitä yrityksen tulisi tehdä, kun se ottaa ohjelmiston käyttöönsä. Tavoitteena oli että yritys pystyisi ottamaan ohjelmiston käyttöönsä kevään 2015 aikana ilman minkäänlaisia ongelmia.
Työn teoria osuudessa käsiteltiin sähköistä taloushallintoa yleisesti sekä tarkemmin sen kaikkia eri osa-alueita, kuten kirjanpitoa, laskutusta, arkistointia ja raportointia. Teoriassa käsiteltiin myös sitä, minkälaisia taloushallinnon ohjelmistomuotoja on olemassa yrityksille, kuten ERP- järjestelmät, ASP-teknologia ja pilvipalvelut. Teoriassa käytiin läpi myös mitä kaikkea yrityksen tulee ottaa huomioon silloin kun se ottaa käyttöönsä uuden taloushallinnon ohjelmiston ja millainen prosessi siitä muodostuu yritykselle.
Tutkimusosiossa kerrottiin ensin hieman taustoja case yrityksestä ja siitä miten sen taloushallinto on hoidettu aikaisemmin. Tietoja näihin asioihin saatiin haastattelemalla yhtä yrityksen omistajaa, joka vastaa yrityksen taloushallinnon asioita. Haastattelussa pyrittiin myös selvittämään kuinka tyytyväinen yritys on sen nykyisiin käytäntöihin. Tämän lisäksi kysyttiin, minkälaisia toiveita ja odotuksia yrityksellä on uudelle taloushallinnon ohjelmistolle ja kuinka paljon yritys on valmis panostamaan siihen.
Tämän jälkeen alettiin tutkia tarkemmin kolmea eri ohjelmistoa ja selvittämään minkälaisia ominaisuuksia näillä ohjelmistoilla on. Sitten ohjelmistojen ominaisuuksia vertailtiin toisiinsa ja päätettiin mikä niistä olisi loppujenlopuksi paras vaihtoehto case yritykselle. Sen jälkeen kun paras ohjelmisto oli valittu yritykselle, työssä kerrottiin mitä asioita ohjelmiston valinnan jälkeen yrityksen tulee tehdä ja huomioida. Selvitettiin esimerkiksi mitä asioita huomioidaan, kun testataan ohjelmistoa ja miten ohjelmiston koulutusta voitaisiin järjestää yritykselle.
Työn teoria osuudessa käsiteltiin sähköistä taloushallintoa yleisesti sekä tarkemmin sen kaikkia eri osa-alueita, kuten kirjanpitoa, laskutusta, arkistointia ja raportointia. Teoriassa käsiteltiin myös sitä, minkälaisia taloushallinnon ohjelmistomuotoja on olemassa yrityksille, kuten ERP- järjestelmät, ASP-teknologia ja pilvipalvelut. Teoriassa käytiin läpi myös mitä kaikkea yrityksen tulee ottaa huomioon silloin kun se ottaa käyttöönsä uuden taloushallinnon ohjelmiston ja millainen prosessi siitä muodostuu yritykselle.
Tutkimusosiossa kerrottiin ensin hieman taustoja case yrityksestä ja siitä miten sen taloushallinto on hoidettu aikaisemmin. Tietoja näihin asioihin saatiin haastattelemalla yhtä yrityksen omistajaa, joka vastaa yrityksen taloushallinnon asioita. Haastattelussa pyrittiin myös selvittämään kuinka tyytyväinen yritys on sen nykyisiin käytäntöihin. Tämän lisäksi kysyttiin, minkälaisia toiveita ja odotuksia yrityksellä on uudelle taloushallinnon ohjelmistolle ja kuinka paljon yritys on valmis panostamaan siihen.
Tämän jälkeen alettiin tutkia tarkemmin kolmea eri ohjelmistoa ja selvittämään minkälaisia ominaisuuksia näillä ohjelmistoilla on. Sitten ohjelmistojen ominaisuuksia vertailtiin toisiinsa ja päätettiin mikä niistä olisi loppujenlopuksi paras vaihtoehto case yritykselle. Sen jälkeen kun paras ohjelmisto oli valittu yritykselle, työssä kerrottiin mitä asioita ohjelmiston valinnan jälkeen yrityksen tulee tehdä ja huomioida. Selvitettiin esimerkiksi mitä asioita huomioidaan, kun testataan ohjelmistoa ja miten ohjelmiston koulutusta voitaisiin järjestää yritykselle.