Taloushallinnon ohjelmiston valinta case yritykselle

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli taloushallinnon ohjelmiston valinta case yritykselle. Case yrityksessä oli havaittu, että sen taloushallinto ei ole järjestetty niin hyvin kuin se voitaisiin järjestää ja jotkin asiat tehtiin turhan vaikeasti sekä manuaalisesti. Niiden asioiden vuoksi taloushallinnon ohjelmiston valinta oli ajankohtainen case yritykselle. Opinnäytetyössä selvitettiin millainen ohjelmisto olisi case yritykselle sopiva ja mitä yrityksen tulisi tehdä, kun se ottaa ohjelmiston käyttöönsä. Tavoitteena oli että yritys pystyisi ottamaan ohjelmiston käyttöönsä kevään 2015 aikana ilman minkäänlaisia ongelmia.

Työn teoria osuudessa käsiteltiin sähköistä taloushallintoa yleisesti sekä tarkemmin sen kaikkia eri osa-alueita, kuten kirjanpitoa, laskutusta, arkistointia ja raportointia. Teoriassa käsiteltiin myös sitä, minkälaisia taloushallinnon ohjelmistomuotoja on olemassa yrityksille, kuten ERP- järjestelmät, ASP-teknologia ja pilvipalvelut. Teoriassa käytiin läpi myös mitä kaikkea yrityksen tulee ottaa huomioon silloin kun se ottaa käyttöönsä uuden taloushallinnon ohjelmiston ja millainen prosessi siitä muodostuu yritykselle.

Tutkimusosiossa kerrottiin ensin hieman taustoja case yrityksestä ja siitä miten sen taloushallinto on hoidettu aikaisemmin. Tietoja näihin asioihin saatiin haastattelemalla yhtä yrityksen omistajaa, joka vastaa yrityksen taloushallinnon asioita. Haastattelussa pyrittiin myös selvittämään kuinka tyytyväinen yritys on sen nykyisiin käytäntöihin. Tämän lisäksi kysyttiin, minkälaisia toiveita ja odotuksia yrityksellä on uudelle taloushallinnon ohjelmistolle ja kuinka paljon yritys on valmis panostamaan siihen.

Tämän jälkeen alettiin tutkia tarkemmin kolmea eri ohjelmistoa ja selvittämään minkälaisia ominaisuuksia näillä ohjelmistoilla on. Sitten ohjelmistojen ominaisuuksia vertailtiin toisiinsa ja päätettiin mikä niistä olisi loppujenlopuksi paras vaihtoehto case yritykselle. Sen jälkeen kun paras ohjelmisto oli valittu yritykselle, työssä kerrottiin mitä asioita ohjelmiston valinnan jälkeen yrityksen tulee tehdä ja huomioida. Selvitettiin esimerkiksi mitä asioita huomioidaan, kun testataan ohjelmistoa ja miten ohjelmiston koulutusta voitaisiin järjestää yritykselle.

The topic of the thesis was to find financial administration software for the case company. The case company had noticed that its financial administration was not organised as well as it could be and some of the things were done too complicatedly and manually. Those were the reasons why the case company needed a new software for its financial administration. This thesis researched what kind of software is suita-ble for the company and what the case company should do when it is taking the new financial administration software into use. The thesis target was to find the suitable software so that the case company could take the software into use without problems in the spring 2015.

In the theory part of this thesis general information on electronic financial admin-istration was discussed and information on the different sectors of financial administration, such as accounting, billing, reporting and filing were discussed in more de-tail. In the theory part there were also addressed the different kind of forms of software such as ERP, ASP and cloud service. The theory part also focused on what matters company should take into account when it is taking a new financial administration software into use and what kind of process it is going to be for the company.

In the survey part there were first discussed some basic facts about the case company and how the company has organised its financial administration. These facts were collected by interviewing the company’s owner and this way it was found how the company’s financial administration is managed in the company currently and how satisfied the company is in these methods. Owner was also asked what kinds of hopes and expectations the company has for its new software and how much company is ready to invest in it.

After this the thesis studied closely three different software to find out what kind of features these software had. The software features where compared to each other and then the decision on which software is the best for the company was made. After the software for the company was chosen the issues that the company should notice and take care of next were covered. For example, what matters should be taken into account when testing the software and how to arrange training on the software use for the company.