Ympäristöministeriön intranetin nykytilan kartoitus sekä sisällön ja toiminnallisuuden kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää ympäristöministeriön henkilöstön mielipiteet intranetin sisällöstä ja toiminnallisuudesta sekä kartoittaa kehitysideoita edellä mainittujen ominaisuuksien osalta. Työn teoreettinen viitekehys koostuu yhteisöviestinnästä, sisäisestä viestinnästä ja sisäisestä verkkoviestinnästä sekä intranetin suunnittelusta ja kehittämisestä, joita peilataan tutkimukseen ja tutkimustuloksiin.

Valtioneuvoston hallintoyksiköiden keskittämishankkeen puitteissa ministeriöille tullaan lähivuosina suunnittelemaan yhteinen intranetalusta. Ennen yhteiseen intranetiin siirtymistä ympäristöministeriössä haluttiin kehittää Symppi-intranetiä toimivampaan ja sisällöltään laadukkaampaan suuntaan sekä huomioida suunnittelussa henkilöstön mielipiteet, jotta intranet palvelisi käyttäjiään entistä paremmin.

Tutkimus toteutettiin kesäkuussa 2014 kvantitatiivisena survey-kyselytutkimuksena Webropol-työkalun avulla ja sen perusjoukkona toimi koko ympäristöministeriön henkilöstö lukuun ottamatta ministereitä. Tutkimuksen ulkopuolelle rajattiin teknisiä ominaisuuksia sekä tietoturvaa koskevat asiat. Tutkimustuloksia analysoitiin suhteessa kysyttyihin taustamuuttujiin. Erityisesti pyrittiin selvittämään vastaavatko muun henkilöstön mielipiteet viestintäyksikön henkilöstön ajatuksia intranetin kehittämisestä.

Tutkimustuloksista ilmeni, että ministeriössä käytetään aktiivisesti intranetiä ja sen kehittäminen koetaan yleisesti tarpeelliseksi. Vastaajat olivat tyytyväisiä intranetin etusivun uutisointiin ja pääosin myös intranetin sisältöön, lukuun ottamatta ajoittain toimimatonta tiedon päivittämistä ja vanhojen dokumenttien poistamista. Toiminnallisuuden kannalta usein toistuvien salasanojen ja tunnusten syöttäminen koettiin turhaksi ja aikaa vieväksi. Eniten kehitettävää löytyi dokumenttien nimeämisen ja intranetin alasivujen ja kansioiden luokittelun osalta sekä hakutoimintojen kehittämisessä. Monille vastaajista tiedon etsiminen ja löytäminen tuottivat eniten hankaluuksia.

Tutkimustuloksia tullaan hyödyntämään Symppi-intranetin kehittämistyössä, joka aloitetaan ympäristöministeriössä vuoden 2014 lopussa.