Documentation Management System for R&D

Abstract

The target organisation is a payment industry software company. It has developed its own software for transmitting the money transactions. This software is continuously developed mainly in Finland. Research and development department did not have a proper documentation system and also its internal processes were only vaguely described.

The main object was to create a working documentation system inside the existing processes. Different research methods were compared and a case study method was selected with the qualitative approach to execute the research.

The research was started by creating a research frame of reference. Different literature was explored, but there were not many high level documentation management theories to be found. Some literature was found to be more useful than the others. The frame of reference was not very strong but it was enough that the actual empirical work could be done.

Many good quality process charts were created and after some analysis and investigations based on interviews, two important lacking documents were found. The gathering of the information needed to create those documents was added into existing process charts. The model for documentation on that part was created. The end documents are now easy to develop and distribute to different stakeholders. The results were satisfactory and the research successful.

Kohdeorganisaatio on maksuliikennelalla toimiva ohjelmistoyritys. Se on kehittänyt oman ohjelmistonsa kuljettamaan rahaliikennettä ja maksutapahtumia. Tätä ohjelmistoa kehitetään jatkuvasti pääasiallisesti Suomessa. Kehitys- ja tutkimusosastolla ei ole käyttökelpoista dokumentointijärjestelmää ja sen sisäiset prosessit on kuvattu vain ympäripyöreästi.

Tutkimuksen päätarkoitus oli luoda toimiva dokumentinhallintajärjestelmä upotettuna olemassaolevien prosessien sisään. Erilaisia tutkimusmenetelmiä vertailtiin ja case-menetelmä kvalitatiivisella lähestymistavalla valittiin tutkimuksen tekemiseen.

Tutkimus aloitettiin tekemällä kirjallisuuskatsaus olemassaolevaan tietoon. Useita lähteitä tutkittiin, mutta ylemmän tason teorioita dokumentinhallinnasta oli vaikea löytää. Jotkin tekstit olivat hyödyllisempiä kuin toiset. Viitekehyksestä ei tullut kovin vahva, mutta sitä oli tarpeeksi, jotta itse empiirinen työ voitiin tehdä.

Monia hyvälaatuisia prosessikuvauksia saatiin tehtyä, ja erinäisten haastatteluihin perus-tettujen analyysien ja tutkimusten jälkeen kaksi tärkeää puuttuvaa dokumenttia löytyi. Olemassoleviin prosessikuvauksiin lisättiin puuttuviin dokumentteihin tarvittavien tietojen keräämiprosessi. Niiden osalta dokumentinhallintajärjestelmä saatiin luotua. Lopulliset puuttuvat dokumentit on sen perusteella helppo kehittää ja lähettää eri asianomistajille. Tulokset olivat tyydyttäviä ja tutkimus onnistunut.