Sähköiseen ostolaskutukseen siirtyminen Mikkelin Vihannes Oy:ssä : Sähköisen ostolaskujärjestelmän merkitys pienessä yrityksessä

Abstract

Sähköisyys kuuluu olennaisena osana nykypäivään ja suuntaus palveluiden sähköistämiseen on havait-tavissa kaikkialla. Myös taloushallinnossa sähköistäminen on ajankohtainen aihe ja päämääränä niin julkishallinnon eri sektoreilla kuin yrityssektorillakin. Keskeisimpinä motiiveina toimintojen sähköistä-miseen pidetään toiminnan tehostumista ja suoria kustannussäästöjä, jotka suurissa yrityksissä toteutu-vatkin hyvin. Mielenkiintoista onkin selvittää, voidaanko vastaavanlaisia hyötyjä saavuttaa taloushallin-non sähköistämisellä pienissä ja keskisuurissa yrityksissä.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on kuvata sähköiseen ostolaskujärjestelmään siirtymisen prosessi toi-meksiantajayritys Mikkelin Vihannes Oy:ssä. Opinnäytetyössä kuvataan yrityksen ostolaskuprosessi ennen ja jälkeen sähköisen järjestelmän käyttöönoton sekä järjestelmän käyttöönottoon liittyvä prosessi. Tutkimuksen pyrkimyksenä on ollut selvittää sähköiseen ostolaskutukseen siirtymisen vaikutuksia ja tuottaa kohdeyritykselle käyttökelpoista tietoa, jota on mahdollista hyödyntää uusien muutosten suun-nittelussa tai aiempien edelleen kehittämisessä. Opinnäytetyön varsinainen tutkimusongelma on, minkä-laisia vaikutuksia sähköisellä ostolaskutuksella on Mikkelin Vihannes Oy:ssä.

Opinnäytetyössä käytetty tutkimusmenetelmä on kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Kvalitatiivinen tutkimus on toteutettu puolistrukturoitujen teemahaastattelujen avulla hyödyntäen myös kyselylomaketta, avointa haastattelua ja havainnointia. Keskeisimpiä teemoja tutkimuksessa ovat muun muassa työmäärä, ajankäyttö, kustannukset, toimivuus, tehokkuus ja työntekijöiden tyytyväisyys uuteen käytäntöön.

Tutkimuksen tulosten kautta saadun tiedon pohjalta kohdeyrityksen on mahdollista nähdä ostolaskutus-prosessin aiheuttamat muutokset ja vaikutukset yritykseen. Tutkimuksella on pyritty selvittämään, onko ostolaskujen sähköistämisellä saavutettu yrityksessä konkreettisia hyötyjä, joskin tutkimus ajoittuu osto-laskutuksen sähköistämisen alkuvaiheeseen ja käyttöönottoon, jolloin uudistuksella potentiaalisesti saa-vutettavat hyödyt eivät vielä nouse selkeästi esille.

Electronic services are an integral part of present-day and a tendency towards electrification of services is observable everywhere. In financial administration, too, electrification is the current issue and a goal for different sectors in the public administration as well as the business sector. The central motives for the electrification of functions are intensification of operations and direct cost savings that in large companies are well realized. It is interesting to find out if similar benefits can be achieved by the electrification of the financial administration in small and medium-sized enterprises.

The aim of this bachelor’s thesis was to describe the process of transitioning to electronic purchase invoic-ing in Mikkelin Vihannes Oy. This thesis describes the company’s purchase invoice process before and after the electronic system, and the introduction of the system associated with the process. The objective of this study was to find out the effects of transitioning to electronic purchase invoicing and to produce the target company some useful information that could be used when planning new changes or further developing earlier changes. The actual research problem of the thesis was, what the actual effects of elec-tronic purchase invoicing in Mikkelin Vihannes Oy were.

The research method used in the thesis is a qualitative study. The qualitative study has been carried out through semi structured interviews using also a questionnaire, open interviews, and observation. The central themes in this study are among other things the amount of work, time, costs, efficiency, effectiveness and employee satisfaction to the new practice.

On the basis of the knowledge gained through the results of the study it is possible for the target company to see the changes and effects on the company that the purchase invoicing process has brought. The study has attempted to determine whether the electrification of purchase invoicing has brought tangible benefits for the company although the thesis is scheduled to the very beginning and introduction of electronic purchase invoicing, when the potentially achievable benefits of the reform may not stand out clearly yet.