Projektihallinnan kehittäminen Heinolan kansalaisopistossa

Abstract

Projekti on asetettuihin tavoitteisiin tähtäävä toiminnan muoto, jonka toiminta alkaa ja päättyy tietyn ajan sisällä, jolla on omat resurssit ja jonka toimintaa seurataan ja raportoidaan. Usein projektin toiminta jaksotetaan projektin elinkaarelle vaiheisiin, jotka etenevät ajallisesti peräkkäin. Projektin toiminnalla voidaan kehittää esimerkiksi organisaation toimintaa. Projektin toiminnan ohessa projektihallinnan tehtävänä on ohjata projektia ja sen toimintaa. Projektihallintaa toteutetaan muun muassa projektijohtamisen kautta.

Tämän opinnäytetyön kehittämistehtävänä oli Jyränkölän Setlementti ry:n hallinnoiman Heinolan kansalaisopiston projektitoiminnan hallinnoinnin nykytilan ja kehittämistarpeiden kartoittaminen. Kehittämistehtävänä on lisäksi projektitoiminnan ja -hallinnon prosessien sekä käytäntöjen kehittäminen ja yhtenäistäminen. Tutkimusmenetelmänä opinnäytetyössä käytettiin kvalitatiivista tapaustutkimusta haastattelumenetelmää hyödyntäen. Tutkimuksessa on lisäksi hyödynnetty kyselytutkimusta, jossa on osa-alueet sekä kvantitatiivisesta että kvalitatiivisesta tutkimuksesta. Haastattelujen ja kyselyn lisäksi tutkimuksessa on hyödynnetty benchmarking-menetelmää.

Tutkimuksen ja kehittämistyön tuloksena syntyivät Heinolan kansalaisopiston projektitoiminnan ja -hallinnan nykytilan kuvaukset, kartoitus kehittämistarpeista ja ehdotus kehittämistoimenpiteistä. Kehittämistarpeiden ja -toimenpiteiden kautta toteutettiin organisaation käyttöön projektihallinnan ohje, projektien idea- ja suunnittelukortti sekä projektien yhteinen vuosi -aikajana.

A project is one form of an activity which aims at appointed goals. A project´s duration is limited, it has own resources, and the project activities are followed and reported. Project activity is often divided into periods which are part of the project´s lifecycle. An organization can develop it´s normal activities through project operations. A project is guided and led by project management.

This master´s thesis main goal was to research the present state and the needs for development in project management at on Heinola Community College. Heinola Community College is part of the Settlement of Jyränkölä. One goal was also to develop and unify the organization´s project management and project activities. The reasearch method was a qualitative case study which utilized an interview method. The researcher also used an inquiry method which had parts of quantitative and qualitative research. One way of getting more knowledge about project management is a benchmarking method which was also used in this research.

The results of this master´s thesis included process flowchart of the present state of the organization´s project management and project activities, a survey of needs for developing project management, and suggestions for developing ideas. In this master´s thesis were also made a manual for project manage-ment, an idea and planning card for project planning, and a one year timeline which the organization´s projects can use as an instrument in project management.