A review of auxiliary spare parts documentation in a power plant installation : the current situation and development solutions

Abstract

Thesis was commissioned by Wärtsilä. The purpose of the thesis was to review and analyze the current situation of auxiliary parts documentation and suggest solutions for improving the documentation. The idea was to analyze the documentation and improvements both in view of the customer and Wärtsilä employee. The aim was to provide improvements which would serve customers better in the after sales and enhance the work of Wärtsilä’s sales support personnel. The theoretical framework deals with product data management and aftersales services and their affect on each other. The practical part analyzes and reviews documentation situation and systems. Information for the practical part was gathered from documents and files found from Wärtsilä database. A lot of information was also gathered with surveys answered by related Wärtsilä’s employees. A lot of pros and cons were found as a result of the review. Development solutions were found for most of the issues. These solutions would improve the documentation. Response time to customer’s inquiries could be reduced with improved documentation. This would increase customer satisfaction and sales. The work load of Wärtsilä’s sales support personnel would also decrease. The thesis received good feedback from the company. The Targets set for the thesis were reached and the results were both interesting and useful. The results were considered reliable and comprehensive and could be useful in the future as well. The results could be used as a starting reference if documentation of auxiliary spare parts is decided to be improved

Työ tehtiin toimeksiantona Wärtsilälle. Työn tarkoituksena oli tarkastella ja analysoida apulaiteosien dokumentaation tilaa ja tuoda esille parannusehdotuksia. Tarkastelu tehtiin sekä asiakkaan että Wärtsilän työntekijöiden näkökulmasta. Tarkoitus oli löytää parannuksia, joiden kautta asiakasta pystyttäisiin palvelemaan paremmin ja helpottamaan Wärtsilän myynnintukihenkilöstön työkuormaa. Työn teoriaosuus käsittelee tuotetiedonhallintaa ja jälkimarkkinointipalveluja sekä näiden vaikututsta toisiinsa. Käytännön osuudessa tarkastellaan ja arvioidaan documentaation nykytilaa ja dokumentointijärjestelmiä ja tuodaan esille parannusehdotuksia. Tietoa kerättiin aiheeseen liittyvistä dokumenteista, jotka löytyy Wärtsilän tietokannasta. Tietoa hankittiin myös kyselyillä, joihin vastasivat asianosaiset Wärtsilän työntekijät. Dokumentaation tarkastelussa löydettiin paljon hyviä ja huonoja puolia. Useisiin kohtiin pystyttiin löytämään parannusehdotuksia, joilla dokumentaatiota pystyttäisiin kehittäämään. Aikaa, joka menee asiakkaan kyselyyn vastaamiseen, pystyttäisiin lyhentämään näillä parannuksilla. Tämä parantaisi asiakastyytyväisyyttä ja sitä kautta myyynti saattaisi lisääntyä. Myös Wärtsilän myynnintukihenkilöstön työkuorma vähentyisi. Työ sai hyvää palautetta toimeksiantajalta. Työn tavoitteet saavutettiin ja tulokset ovat mielenkiintoisia ja käyttökelpoisia. Tuloksia pidettiin luotettavina ja kattavina. Tuloksista saattaa olla hyötyä myös tulevaisuudessa. Jos apulaiteosien dokumentaatiota päätetään myöhemmin kehittää, työn tuloksia voi käyttää lähtötilanteen määrittämiseen.