TimeEdit-resurssivarausohjelmiston käyttöönotto Kymenlaakson AMK:ssa

Abstract

Tämä opinnäytetyö sisältää tietoa resurssivarausohjelmistosta, työjärjestysprosessista ja ohjelmiston käyttöönottoprojektin kulusta. Työn toimeksiantaja on Kymenlaakson ammattikorkeakoulu. Aihe valikoitui, koska se liittyy oleellisesti kirjoittajan työnkuvaan ja kirjoittaja oli projektissa mukana alusta loppuun.

Työn tavoitteena oli määritellä ja ottaa käyttöön resurssivarausohjelmisto TimeEdit. TimeEditillä ei ollut yhtään aiempaa suomenkielistä asiakasta, joten tilanne oli uusi myös toimittajalle. Työjärjestysten laatiminen kalenterimuotoisella varausohjelmistolla on myös täysin uusi toimintamalli. Lisähaastetta asetti tarve määritellä saman projektin aikana myös uusi rajapinta jo käytössä olevan opetuksensuunnittelujärjestelmä SoleOPSin ja uuden ohjelmiston välille.

Opinnäytetyön teoriaosa koostuu projektin määrittelemisestä ja tietojärjestelmän käyttöönoton teoriasta. Teoriaosa sisältää myös onnistuneen projektinhallinnan tekijöitä. Kirjallisuus näiltä osin on laajaa ja monipuolista, lähdeaineiston hankinnassa ei ollut ongelmia. Resurssivarausohjelmiston teoriaa sen sijaan ei kirjallisuudesta löydy, tietolähteenä käytettiin sekä verkkolähteitä että työelämäperäistä tietoa.

Tutkimusmenetelminä opinnäytetyössä käytettiin realistista evaluaatiota sekä käytännön käyttöönottoprojektia. Tuloksena saatiin tietoa ja kokemusta siitä, mitkä asiat työjärjestysprosessissa ja resurssivaraustarpeissa ovat oleellisia ja miten uusi järjestelmä viedään käytäntöön eri käyttäjäkuntien tarpeet huomioiden. Työn edetessä projekti saatiin suunnitelmien mukaisesti päätökseen ja lopputulos oli eri käyttäjäkuntien mukaan onnistunut.

This thesis focuses on the feasibility of a modern resource planning system for creating timetables for educational purposes. The thesis was commissioned by Kymenlaakso University of Applied Sciences.

The aim of this thesis was to define and introduce a resource planning system TimeEdit as a part of KyUAS’s software architecture. Another aim was to re-vise the annual process of lecture timetabling by reducing the number of pro-grams used and securing the data transfer between the programs. KyUAS being the first Finnish speaking customer to use TimeEdit and also needing an inter-face between TimeEdit and teaching planning system SoleOps placed the supplier and project group in front of considerable challenges.

The content is based on literature and electronic sources covering the theory of integration of an information system as well as the entire project. It also includes basic factors of successful project management. Literature on these subjects was vast and diverse, no difficulties were faced acquiring material.

The method used to evaluate the results of the project was realistic evaluation. The conclusion of the project was successful and plenty of information and experience in developing the timetabling process was gained. This project met the objectives set and user groups involved all agreed the entirety was successful.