Toimintasuunnitelma sisaryhtiösulautumiseen Yhtiö X:n taloushallinnolle

Abstract

Työ tehtiin Yhtiölle X, jossa suunnitellaan sisaryhtiösulautumista. Yhtiö X on kotimainen kansainvälisesti toimiva yhtiö, jonka osakkeet ovat julkisen kaupankäynnin kohteena.

Tavoitteena oli parantaa Yhtiö X:n taloushallinnon mahdollisuuksia viedä sulautumismenettely onnistuneesti läpi. Tarkoituksena oli tehdä yhtiön taloushallinnolle toimintasuunnitelma, mistä selviää mitä kaikkea täytyy tehdä ennen sulautumista, sen aikana ja sen jälkeen. Vastaanottavan yhtiön kirjanpito pitää muuttaa sellaiseksi, että sulautuvien yhtiöiden kaikki toiminnot voidaan siirtää sinne. Kirjanpidon on jatkuttava sulautumisen jälkeenkin luotettavana ja yhtä informatiivisena kuin ennen sulautumista.

Työ toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä. Toimintasuunnitelman laatimisessa käytettiin teoreettista tietoa sisaryhtiösulautumisesta, sulautumismenettelystä ja sen eri vaiheiden rekisteröimisestä. Teoriaa taloushallinnon toiminnoista hyödynnettiin dokumenttianalyysin analyysirungon laatimisessa. Dokumenttianalyysin kohteena oli toimeksiantajalta saadut dokumentit, joista ensimmäinen oli tehtävälista yrityskaupan jälkeisiin haltuunottotoimiin ja toinen sulautumisen suunnittelupalaverin muistio. Analyysin avulla muodostettiin aikajärjestyksessä etenevä lista taloushallinnon vastuualueen asioista, mihin täytyy kiinnittää huomiota sulautumista toteutettaessa.

Yhtiössä X taloushallinto on sähköistetty ja sen raportointi perustuu kirjanpidon perustietoihin, joten tehtävälista alkaa näiden muuttamisesta sellaiseksi, että sulautuvien yhtiöiden toimintojen kirjaukset saadaan jatkumaan oikein. Kirjanpidon perustiedot päivitetään myös kaikkiin käytössä oleviin järjestelmiin.

Työssä keskityttiin sulautumismenettelyyn sisaryhtiösulautumisen kannalta. Sisaryhtiösulautuminen tarkoittaa emoyhtiön kokonaan omistamien tytäryhtiöiden sulautumista keskenään. Työn edetessä selvisi, että tällaisessa tilanteessa sulautumismenettelyn vaiheita on mahdollista sujuvoittaa, esimerkiksi yhtiökokouksen kutsuaikojen noudattamisesta ja ennakkoinformaation esilläpidosta voidaan sopia osakkeenomistajien yksimielisellä päätöksellä.

This thesis was done for Company X, which was planning a merger with a sister com-pany. Company X is a domestic company which operates internationally and whose shares are publicly traded.

The goal was to improve the possibilities of Company X's financial administration to handle the merger procedure successfully. The goal was to make a plan of action for the company’s financial management. The plan shows everything that needs to be done before to the merger, during, and after it. The accounting system of the acquiring company needs to be changed so that it can handle all the accounting functions of the merging companies. Accounting must continue after the merger to be as a reliable and in-formative as before the merger.

The thesis was carried out as an investigative development work. Theoretical knowledge about mergers between sister companies, merging procedures, and the different stages of registration were used as a basis to form the plan of action. The theory of financial management functions were used in document analysis to create a body of analysis. The material for the document analysis was Company X’s documents. The first one was the to-do list for post-acquisition takeover measures, and the second one was a memo from a merger planning meeting. The analysis was used to generate a chronological list of financial administration responsibilities which need to be taken into account throughout the implementation of the merger.

The Company X's financial administration is paperless and its reporting is based on the basic accounting data. The first issue on the to-do list is basic data: it has to change to allow the operations of both merging parties to continue without errors or interruptions. Basic accounting data will also be updated for all existing systems.

The thesis focused on the merger procedure from the perspective of mergers of sister companies. A sister company merger means that wholly-owned subsidiaries of the same parent company merge with each other. As the thesis progressed, it became clear that some of the merger procedures can be simplified in such a situation. For example, the shareholders could decide unanimously on the time limits for calling a general meeting, or the rules about information to be announced in advance.