Organiserande av en konferens - Case: YH-biblioteksdagar i Arcada

Abstract

Syftet med detta praktiska examensarbete var att organisera Yrkeshögskolors biblioteksdagar 2014 tillsammas med en planeringsgrupp, samt redogöra för hur evenemanget genomfördes och hur våra ansvarsområden lyckades. Examensarbetet byggdes upp med hjälp av en teoretisk referensram som baserade sig på evenemangsplaneringsteorier. Ar-betsprocessen dokumenterads i form av definitions-, planerings-, genomförande- och reflektionsfaser. I reflektionsfasen analyserades hela processen både med hjälp av våra observationer och feedback insamlat av koferensdelegaten och planeringsgruppen. Som teoretisk bas användes teorier från bland annat Macheridis, Anttila och Aarrejärvi. Vid planering av konferensen ansåg vi att det är viktigt att tänka på hur t.ex. tidtabeller, plats och servering, inkvartering, marknadsföring och anmälningen skall planeras och hanteras. Andra viktiga moment som togs i beaktande var gåva till delegaten, planering av ett visuellt tema, skyltning under konferensen och insamling av feedback. Till våra ansvarsområden hörde bl.a. bokning av hotell allotment, medverkande av webbsidorna, planering av konferensgåvan och att ta ansvar över de praktiska arrangemangen under konferensen, t.ex. registreringen. På basen av feedback samt våra observarioner kan man konkludera att både konferensen och vår del lyckades bra.

The purpose of this practical Bachelor’s Degree Thesis was to plan and carry out the Li-brary Days of the Universities of Applied Sciences 2014, together with a planning group. Our aim was also to document the event as well as analyze the success of the entire pro-cess. The research questions were how different phases of event planning (definition, planning, implementation and reflection) can be carried out, how well we succeeded in our practical tasks, and how different parties involved in event planning can cooperate. The thesis was based on event planning literature and makes use of the theoretic view points of e.g. Macheridis, Anttila and Aarrejärvi. The methods used were participating observation and feedback surveys done to the conference delegates and to the planning group. Gathering from the literature we think that the most important matters in confer-ence planning include components such as timetables, venue and catering, accommoda-tion, marketing and registration. Other things to consider might be delegate gifts, design of the visual image, signs and guidance at the venue as well as gathering feedback. The main tasks we had during the process were taking care of e.g. hotel allotments, delegate gifts, programme booklets, delegate lists, various practical tasks at the conference venue, and also welcoming and helping the conference delegates. According to the feedback and our observations we managed our tasks well and the Library Days of the Universities of Applied Sciences 2014 was a successful event.

Tämän toiminnallisen opinnäytteen tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa AMK-kirjastopäivät 2014 yhdessä muun suunnitteluryhmän kanssa, dokumentoida tapahtuman kulku sekä analysoida koko prosessin onnistumista. Kysymyksenasettelumme oli, kuinka tapahtumanjärjestämisen eri vaiheet (määrittely-, suunnittelu-, toteutus- ja arviointivaihe) voidaan toteuttaa käytännössä. Halusimme myös selvittää, miten onnistumme meille annetuissa tehtävissä sekä miten yhteistyö sujuu järjestämisessä mukana olevien tahojen välillä. Tutkimme tapahtumanjärjestämiseen liittyvää kirjallisuutta ja käytimme mm. Macheridisin, Anttilan ja Aarrejärven teoreettista tietoa aiheesta. Käyttämämme menetelmät olivat osallistuva havainnointi sekä konferenssidelegaateille ja suunnitteluryhmälle tehdyt palautekyselyt. Teoreettisen tiedon perusteella tärkeimpiä mietittäviä seikkoja olivat mielestämme esim. aikataulutus, paikka ja tarjoilut, majoitus, markkinointi ja ilmoittautuminen. Muita huomioonotettavia asioita voivat olla lahjat delegaateille, visuaalisen teeman suunnittelu, opasteiden sijoittaminen sekä palautteen kerääminen. Tärkeimpiä tehtäviämme AMK-kirjastopäivien järjestämisessä olivat mm. hotellikiintiöiden hankkiminen, lahjojen idean suunnittelu ja tarjouspyyntöjen teko, ohjelmalehtisen teko, delegaatti- ja muiden listojen teko, käytännön järjestelyt konferenssipaikalla sekä konferenssidelegaattien vastaanotto ja opastaminen. Saamamme palautteen ja omien havaintojemme perusteella onnistuimme tehtävissämme hyvin ja AMK-kirjastopäivät 2014 oli onnistunut tapahtuma.