Kognitiivinen ergonomia kokoushotellin operatiivisen toiminnan näkökulmasta : case Vanajanlinna Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia kognitiivisia kuormitustekijöitä sekä niiden vaikutusta työssä jaksamiseen. Työn tavoitteena oli kartoittaa vastaanoton ja hotellin kokousosaston kuormitusta kognitiivisen ergonomian ja aivotyön viitekehyksessä. Työ toteutettiin matkailu-, ravitsemis- ja tapahtuma-alalla toimivalle Vanajanlinna Oy:lle historialliseen hotelli Vanajanlinnaan.

Työ tuotettiin laadullisena tutkimuksena ja sen toiminnallinen osuus järjestettiin osallistaen osastoilla työskentelevää henkilökuntaa. Kognitiivista ergonomiaa selvitettiin kohdeyrityksessä passiivisella havainnoinnilla paikan päällä sekä osastojen henkilökunnalle järjestetyillä puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla. Tutkimuksella haluttiin ymmärtää kognitiivisen kuormituksen ilmentymistä sekä sen vaikutuksia työssä jaksamiseen toimeksiantajan työympäristössä. Tutkimuksen perusteella ideoitiin toimintamalleja sekä työkaluja kuormituksen helpottamiseksi sekä ehkäisemiseksi.

Tutkimuskirjallisuuden kuin toiminnallisen tutkimuksenkin puolesta voidaan todeta, että kokoushotellissa kognitiivisesti kuormittavia tekijöitä työympäristössä ovat aistillinen kuormitus kuten taustamelu ja lämpötila, mutta lisäksi kommunikointiin ja tiedonkulkuun liittyvät haasteet. Myös epävarmuuden ehkäisemisellä, selkeillä osaamisvaatimuksilla, käyttäjäkeskeisellä järjestelmien kehittämisellä ja riittävillä oppimismahdollisuuksilla voidaan vähentää kognitiivista kuormitusta työpaikalla. Kognitiivisella ergonomialla on näin ollen perusteltu tarve ihmisen aivotyötä kehittävän ja tukevan toiminnan ylläpitämisessä hotellialalla.

Tutkimustulosten perusteella tehtiin useita toimintaan ja työympäristöön jalkautettavia kehittämisehdotuksia, joita laadittiin eri tiedonkäsittelyä kuormittavien osa-alueiden mukaan. Keskeisimpiä näistä olivat muistia sekä oppimista tukevat informaatiokanavat sekä tukimateriaali toimintatapojen sisäistämiseen ja perehdyttämiseen. Lisäksi todettiin henkilöstön sisäisen kommunikoinnin tehostamisen ja aktivoinnin todennäköisesti ehkäisevän tiedonkulkuun ja työssä jaksamiseen liittyviä haasteita. Työn kehittämistoimia toteutetaan pitkälti työnantajan näkökulmasta, mutta työllä pyrittiin myös lisäämään aiheen tietoisuutta sekä työntekijän henkilökohtaisia vaikutusmahdollisuuksia kognitiivisesti kestävään työntekoon. Pohdinnan näkökulmasta tässä onnistuttiin riittävän hyvin.

The purpose of this thesis was to investigate cognitive load factors and their impact on coping at work, focusing on the reception and conference department at Hotel Vanajanlinna. This study was conducted as a project to Vanajanlinna Oy, which operates in the tourism, catering and event industry.

The research was carried out as qualitative research, involving passive observation and semi-structured thematic interviews with the department staff to explore cognitive ergonomics in the operational environment. The research methods were developed for the study by utilizing the research literature on brainwork and cognitive functioning. By structuring the results, the key observations in improving operations from the perspective of the thesis topic were being mapped out.

Both research literature and practical findings highlighted sensory loads, communication challenges, the importance of clear working skill requirements and usercentred system development in reducing cognitive workload. Different kinds of operating models were being proposed to reduce workload, emphasising the significance of cognitive ergonomics in supporting brainwork. Recommendations for improving operations and the work environment included enhancing information channels, providing support materials for memory, and learning as well as work orientation. While primarily employer-focused, the study also aimed to raise awareness among the employees about cognitively sustainable work practices, which was achieved satisfactorily during the discussions.