Palkkaprosessin automaatio palkanlaskijan näkökulmasta

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää ja tuoda esiin automaation kehityksen vaikutuksia palkanlaskijan näkökulmasta. Opinnäytetyön isossa osassa oli kyselytutkimus, joka toteutettiin yhteistyöyrityksen palkanlaskijoiden avulla. Yhteistyöyritys oli pirkanmaalainen toimija taloushallinnon alalla. Kyselyn tavoitteena oli nostaa esille palkanlaskijoiden näkökulmia automaatioon liittyen, joiden avulla yhteistyöyritys pystyy kehittämään automaatiota. Kysely lähetettiin yhteistyöyrityksen kaikille palkanlaskijoille, joita oli 23 henkilöä. Kyselyyn vastasi 18 henkilöä eli vastausprosentti oli 78 prosenttia. Yhteistyöyrityksessä on pyritty panostamaan runsaasti automaatioon, jonka vuoksi palkanlaskijoiden näkökulmien esiin tuominen oli tärkeää sekä ajankohtaista.

Kyselyn lisäksi opinnäytetyön teoriaosuudessa esiteltiin palkanlaskijan työprosessien vaiheita sekä automaation vaikutuksia palkanlaskentaan. Opinnäytetyössä käytiin läpi ohjelmistorobotiikan (RPA) ja järjestelmäintegraation mahdollisuuksia palkanlaskennan automaation edistämisessä. Teoriaosuutta tehostettiin esimerkein palkanlaskennan käytännön työstä sekä automaation hyödyntämisestä.

Opinnäytetyön tutkimusosion kyselyssä käytettiin pääosin määrällisen tutkimuksen menetelmiä hyödyntäen. Lähes jokaisessa kysymyksessä oli myös avoin osio, johon vastaajat pystyivät perustelemaan näkökulmiaan. Kyselyyn oli mahdollista vastata viikon ajan Google Forms -alustalla. Tällä varmistettiin vastaajille mahdollisuus vastata kyselyyn rauhassa ja omalla ajallaan. Kyselyn tärkeimpänä osiona oli kysymykset automaation haasteista ja kehitysehdotuksista. Näiden lisäksi peilattiin tulevaisuuden palkanlaskennan työhön ja siihen, millaisena työntekijät kokevat automaation kehityksen.

Kyselyn tuloksista pystyttiin huomaamaan, että Tilitoimisto Y:n palkanlaskijat ovat pääosin tyytyväisiä automaation tuomaan ajansäästöön ja rutiinitöiden vähenemiseen. Konkreettisia ehdotuksia saatiin muun muassa ajastettuihin ajoihin sekä tiedostojen siirtoihin automaatiikalla. Kokonaisuudessaan yhteistyöyrityksen esihenkilö oli tyytyväinen työn tuloksiin ja kehitysehdotuksiin. Esihenkilön mukaan opinnäytetyötä tullaan hyödyntämään tulevaisuuden kehitysprojekteissa.

The purpose of the thesis was to find out and highlight the effects of the development of automation from the point of view of a payroll accountant. A major part of the thesis consisted of a survey, which was carried out with the help of the payroll accountants of the commissioning company, Company Y. The survey was sent to the payroll unit of Company Y, which included 23 people. Eighteen people responded to the survey, so the response rate was 78 %. In the commissioning company, efforts have been made to invest in automation, which is why it was important and timely to highlight the viewpoints of payroll accountants.

In addition to the survey, the theory part of the thesis explored the stages of the payroll accountant’s work process and the effects of automation on payroll. The thesis examined the possibilities of Robotic Process Automation (RPA) and system integration in the development payroll automation. The theory part was enhanced with examples of the practical work of payroll and the use of automation.

In the survey of the research section of the thesis, quantitative research methods were mainly used. Almost every question had an open section where employers could justify their points of view. It was possible to answer the survey for a week on the Google Forms platform. The most important part of the survey was questions about automation challenges and development proposals. In addition, there was a reflection on the future payroll work and how employees perceive the development of automation.

From the results of the survey, it was possible to see that payroll accountants are mostly satisfied with the time savings brought by automation and the reduction of routine work. Concrete suggestions were received for scheduled runs and automatic file transfers. Overall, the supervisor of the commissioning company was satisfied with the results of the thesis and the development proposals. According to the supervisor, thesis results will be used in future development projects.