Service Tracker -huollon seurantasovelluksen käyttöönotto K-Auto Retail Oy:n huollon palveluissa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli luoda K-Auto Retail Oy:n huollon palveluiden henkilöstölle käyttöönotto-ohjeistus huollon seurantasovelluksen käyttöä varten, jota pilotoitiin ja seurattiin kahdella toimipisteellä. Tavoitteena oli integroida sovelluksen käyttö osaksi huollon prosessia kaikissa sen vaiheissa työnjohdosta mekaanikkoihin ja varaosamyyjiin. Opinnäytetyössä kerrotaan sovelluksen käyttöä edeltävät kehitysvaiheet, jotta sovelluksen jalkautus arkityöhön oli mahdollista. Kehitystiimin kanssa yhteistyössä luotu yleisilme ja viestintä konsernin mukaiseksi oli tässä avainasemassa.

Opinnäytetyötä varten aineistoa kerättiin kirjallisista lähteistä verkosta, suullisesti kehitystiimin palavereista sekä henkilöstölle lähetetyllä kyselylomakkeella. Lisäksi aineistoa tulosten tarkastelua varten saatiin sovelluksen omasta palautejärjestelmästä sekä yleisemmin K-Auto Retail Oy:n käytössä olevasta asiakaspalautejärjestelmästä.

Kerätyn aineiston pohjalta yritykselle koostettiin sovelluksen pilottijakson ajalta raportti, jonka perusteella yrityksessä päätetään, tullaanko sovellus jalkauttamaan laajemmin yrityksen käyttöön myös muille toimipisteille, vai jatkuuko sovelluskehitys ja jalkauttaminen myöhemmin. Raportissa keskityttiin sekä henkilöstön että asiakkaiden antamiin palautteisiin, ja niiden pohjalta luotuun SWOT-analyysiin.

Tuloksien tarkasteluvaiheessa ja SWOT-analyysin muodostuttua huomattiin, että tällaisenaan sovellusta ei voida ottaa jatkojalostamatta arkikäyttöön muilla toimipisteillä. Suurimpana syynä käyttöönoton hylkäämiselle oli taloudellinen kannattamattomuus sovelluksen ylläpitokustannusten vuoksi sekä henkilöstön tyytymättömyys sovelluksen käyttöön. Lisäksi asiakkaiden lähettämien palautteiden perusteella viestintä sovelluksella oli puutteellista tai aiheetonta. Lopullinen päätös käyttöönotosta on kuitenkin yrityksellä ja sen kehitystiimillä.

Palautteiden perusteella yritykselle toimitettavaan raporttiin kirjattiin muutamia kehitysehdotuksia, joilla sovelluksen voisi ottaa myöhäisemmässä vaiheessa käyttöön. Tämä vaatii kuitenkin henkilöstön sitoutumista muutoksiin ja ennen kaikkea yhtenäistä toimintatapaa koko verkostossa, jotta käyttöaste on kannattava.

The subject of the thesis was to create implementation instructions for the maintenance services staff of K-Auto Retail Oy for the use of the service tracker application, which was piloted and monitored at two locations. The goal was to integrate the use of the application as part of the maintenance process in all its phases, from work management to mechanics and spare parts sellers. The thesis describes the development stages prior to the use of the application, so that the implementation of the application in everyday work was possible. The overall look and communication created in cooperation with the development team in accordance with the group played a key role in this.

For the thesis, material was collected from written sources on the internet, verbally from meetings of the development team and with staff feedback form. In addition, the material for reviewing the results was obtained from the application's own feedback system and, more generally, from the customer feedback system used by K-Auto Retail Oy.

Based on the collected data, a report was drawn up for the company during the pilot period of the application, based on which the company decides whether the application will be rolled out to the company's other locations as well, or whether the application development and implementation will continue later. The report focused on the feedback given by both staff and customers, and on the SWOT analysis created based on them.

In the review phase of the results and after the SWOT analysis was formed, it was noticed that the application as it is cannot be taken into daily use at other locations without further refinement. The biggest reason for rejecting the implementation was the financial unprofitability due to the maintenance costs of the application and the staff's dissatisfaction with the use of the application. In addition, based on the feedback sent by customers, the communication with the application was incomplete or inappropriate. However, the final decision on implementation rests with the company and its development team.

Based on the feedback, a few development proposals were recorded in the report to be delivered to the company, with which the application could be put into use at a later stage. However, this requires the commitment of the personnel to the changes and, above all, a consistent approach throughout the company, so that the utilization rate is profitable.