Opas vaikuttajatapahtuman järjestämiseen : case FitWood Oy

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi FitWood Oy. Työn tarkoituksena oli selvittää millaisista elementeistä vaikuttajatapahtumat koostuvat yleensä ja millaisia asioita järjestelyissä tulee ottaa huomioon, sillä toimeksiantajalla ei ollut aikaisempaa kokemusta vastaavien tapahtumien järjestämisestä. Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia kattava opas toimeksiantajayrityksen ensimmäisen vaikuttajatapahtuman järjestämiseksi.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena työnä, jonka lopputuotos oli visuaalinen opas. Työn teoreettisessa viitekehyksessä perehdyttiin vaikuttajamarkkinointiin, PR:ään ja tapahtumaprosessiin. Opinnäytetyössä menetelmänä käytettiin kirjallisuuskatsausta ja haastateltiin teoriatiedon tueksi vaikuttajatapahtumien parissa työskentelevää vaikuttajaa ja yrittäjää.

Opinnäytetyön pohjalta selvisi, että onnistuneessa vaikuttajatapahtumassa on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota yhtenäiseen ja esteettiseen toteutukseen sekä pieniinkin yksityiskohtiin. Näin mahdollistetaan mieleenpainuvan kokonaisuuden ja elämyksen luominen. Oleellista on myös pyrkiä järjestämään ainutlaatuinen, muiden tapahtumien joukosta erottuva tapahtuma. Lisäksi huolellinen suunnitteleminen ja kommunikointi eri osapuolten välillä on välttämätöntä tapahtuman sujuvuuden kannalta.

Työn tuloksena syntynyttä opasta tullaan hyödyntämään FitWoodilla vuoden 2024 lopussa järjestettävässä vaikuttajatapahtumassa. Vaikka opas on räätälöity FitWoodille, siitä on hyötyä myös muille yrityksille, sillä vaikuttajatapahtumissa on samanlaisia elementtejä järjestäjästä huolimatta.

The thesis was commissioned by FitWood Oy. The purpose of the thesis was to describe what elements influencer events usually consist of and what factors should be considered as FitWood had no previous experience in organising such events. The aim of the work was to produce a comprehensive guide to organising FitWood’s first ever influencer event.

The thesis was carried out as a practice-based work, the final product being a visual guide. The theoretical framework of the work included influencer marketing, PR, and event process. The methodology applied was literature review and interview with an experienced professional working in the field of influencer events to support the theoretical analysis.

The thesis showed that in a successful influencer event, it is particularly important to strive for a cohesive and aesthetic implementation while considering even the smallest details. It is also essential to aim for the organisation of a unique event with an outstanding result and lasting impact. Furthermore, careful planning and communication between the various stakeholders involved is essential for the successful execution of the event.

As a result, the guide will be implemented for FitWood’s influencer event at the end of 2024. Although the guide is specifically tailored for FitWood, it will also be beneficial and applicable for other companies, as influencer events possess similar elements regardless of the organiser.