Tiedonhallinnan kehittäminen eräässä pk-yrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia ja kehittää kohdeorganisaation asiakirjahallintaa ja tiedonhallinnan menetelmiä. Kehittämistyön pääasiallinen tavoite oli selvittää, kuinka asiakirjahallintaa, siihen liittyvää ajankäyttöä ja tietoturvallisuutta voidaan parantaa tiedonhallinnan prosesseja kehittämällä. Tavoitetilaan pyrittiin kartoittamalla asiakirjahallinnan nykytila ja tärkeimmät kehittämiskohteet. Organisaation ydinprosessit keskittyvät palvelutuotteisiin mutta myös tukiprosesseihin liittyvät asiakirjat ja niiden prosessit tuli huomioida kokonaisuuden hahmottamiseksi. Tarkastelun kohteeksi nousi myös kohdeorganisaation kyvykkyys hyödyntää tiedonhallintamallia

Tutkimuksen teoriaosuudessa perehdyttiin aiempiin tutkimuksiin, säädöksiin ja standardeihin asiakirjahallintaan ja tiedonhallintaan liittyen. Teoreettisessa viitekehyksessä keskityttiin asiakirjan ja tiedon elinkaareen sekä niihin liittyviin prosesseihin ja hallintamenetelmiin. Myös tietoarkkitehtuuri ja tietovarannot sekä niiden hallinta organisaatiossa esiteltiin.

Pääasiallisena tutkimusmenetelmänä tässä laadullisessa kehittämistyössä käytettiin tutkimushaastatteluja. Organisaatioon ja sen edustamaan toimialaan tutustuttiin kartoittavilla haastatteluilla ja sisällönanalyysillä. Tarkempaa tietoa organisaation kulttuurista sekä ydin- ja tukiprosesseista kerättiin asiantuntijahaastatteluilla. Lopuksi haastateltavat kokoontuivat kahteen fokusryhmähaastatteluun, joiden keskiössä oli tiedonhallintamallin rakentaminen. Haastatte-luista saadun aineiston analyysimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysia sekä teemoittelua. Aineiston pohjalta kohdeorganisaation prosessit, tietojärjestelmät sekä asiakirjat voitiin jäsentää tiedonhallintamalliin organisaation toimin-taa tukevaksi kokonaisuudeksi.

Asiakirjahallinnan nykytilakartoituksen avulla määritettiin tavoitetila ja rakennettiin tiedonhallintamalli, jonka avulla organisaation toimintamalleja voidaan kehittää kohti järjestelmällisempää asiakirjahallintaa ja hyvää tiedon saatavuutta. Tiedonhallintamallia tukemaan laadittiin myös kansiorakennemalli sekä kevyt ja käytännöllinen ohjeistus asiakirjahallinnan hyvistä käytänteistä.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että vaikka tiedonhallintamalli yksin koettiin laajaksi ja vaikeasti hallittavaksi kokonaisuudeksi, opinnäytetyön tuloksena syntyneet tuotokset tukevat ja ohjaavat yhdessä kohdeorganisaation tiedon-hallinnan ja asiakirjahallinnan kehittämistä. Harmonisoidut toimintamallit asia-kirjojen käsittelyssä edesauttavat tiedon löytymistä.

The objective of this study was to develop light and practical record management system and information management system for a small and medium-sized enterprise. More specifically the target was to find out methods to develop record management, reduce time consumption related to information search and improve information security in the subject organization.

The theoretical framework of this study based on earlier studies on records management, processes, and information management models as well as in-formation security. The framework focused on systematic approaches to in-formation management in organizations, and different phases of information lifecycle from creating or receiving documents to archiving and final disposition. The primary method for collecting material was research interviews which included survey interviews, expert interviews, and group discussions. The methods for analyzing data were content analysis and thematic analysis. Con-tent analysis was utilized also at the early phase of the study to explore the subject organization and its line of business.

The empiric phase of the study investigated the current state of record management and expectations for the future practices. This was conducted with survey interviews, followed by expert interviews targeted to process owners. After analyzing the material from previous phases, a proposal for a information management model was introduced and further developed in two focus group discussions. Also, the practical tools to support record management were refined to match the needs of the subject organization.

The main result of this study was an information management model de-signed for the subject organization to guide information management in future. As most of the information was learned to locate in documents, the model was supported with more concrete tools, such as harmonized file structures, naming principles and classifications. Harmonized record methods would support availability, integrity, and confidentiality of the information. As a conclusion it can be noted that information management model alone is insufficient to support effective information management in small and medium-sized enterprises. Understanding the advantages of such a comprehensive overview may require orientation to knowledge-based management.

Keywords: document, record management, information management, process, information management model