Kongressijärjestäminen Jyväskylässä : Tieteellisen kongressin järjestämisen ongelmakohdat

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia kongressijärjestäjien kokemuksia Jyväskylässä ja selvittää järjestämiseen liittyviä ongelmakohtia. Havaittuihin ongelmakohtiin pyrittiin ideoimaan ratkaisuja. Tutkimukseen valittiin kvalitatiivinen tutkimusote ja tiedonkeruumenetelmäksi valikoitui puolistrukturoitu teemahaastattelu. Haastateltaviksi etsittiin jo kongressin Jyväskylässä järjestäneitä sekä potentiaalisia tulevaisuuden kongressijärjestäjiä Jyväskylän yliopistolta. Haastattelut toteutettiin lokakuun 2014 alussa yliopiston tiloissa yhteensä kahdeksalle kongressijärjestäjälle. Haastattelut toteutettiin yksilöhaastatteluina, ja ne kestivät keskimäärin 39 minuuttia.

Tutkimuksen tuloksista ei ole löydettävissä yhtä selkeää kongressin järjestämistä vaikeuttavaa ongelmakohtaa. Haastatteluista pystyttiin kuitenkin löytämään yhtäläisyyksiä ja muutamia osittain tunnistettuja ongelmakohtia, jotka vaikeuttavat kongressin järjestämistä Jyväskylässä. Suurimman haasteen aiheuttavat Jyväskylän sijainti kaukana kansainvälisestä lentokentästä sekä heikot liikenneyhteydet paikkakunnalle. Jyväskylällä on myös hyviä kongressien järjestämistä edistäviä ominaisuuksia, kuten tiivis kaupunkirakenne ja luonnon välitön läheisyys.

Opinnäytetyön tuloksissa esitetään kolme kehitysideaa. Jyväskylän markkinointia kongressikaupunkina tulee kehittää, jotta kansainvälisesti merkittäviä kongresseja saataisiin Jyväskylään. Yritysyhteistyötä on tiivistettävä ja tehokkaiden kongressin järjestäjätiimien rekrytoimiseen ja kouluttamiseen on panostettava. Kehitysideoiden avulla toimeksiantaja pystyy kehittämään omaa toimintaansa.

The aim of the thesis was to investigate congress organizers’ experiences in the process of congress organizing in Jyväskylä and to find out problems related to them. Another aim was to find solutions to these issues by brainstorming. The survey was conducted by qualitative, half-structured theme interview method. Persons to be interviewed were searched at Jyväskylä University, among those who already had organized a congress in Jyväskylä as well as among potential future organizers. At the beginning of October 2014 the interviews were held for eight congress organizers in the facilities of Jyväskylä University. The interviews were held individually and they lasted 39 minutes on average.

As a result, there was no one individual issue that made organizing a congress difficult, but there were some similarities and some partially recognized issues that complicated organizing a congress in Jyväskylä. The biggest challenges were the location of Jyväskylä as a city, far away from an international airport and poor public transportation to and from Jyväskylä. However, Jyväskylä has also some good features for organizing congresses, such as a compact infrastructure and the vicinity of nature.

Three ideas for developing organizing congresses were presented as a result of the thesis. By developing Jyväskylä´s marketing as a congress city, close-knit co-operation with companies and building up functional organizing teams around congresses will help to develop congresses in Jyväskylä. With these ideas the commissioner is able to develop their own functions.