Sähköisen taloushallintojärjestelmän valinta kiinteistö- ja rakennusalan yrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää kiinteistö- ja rakennusalalla toimivan yrityksen taloushallintojärjestelmän soveltuvuutta, järjestelmävalintaa ja tehdä kustannusarviota sen suhteen. Työssä etsittiin vastauksia tutkimuskysymyksiin, miten yrityksen taloushallintojärjestelmä vastaa yrityksen tarpeita, mitä erityisvaatimuksia rakennusalalla toimiminen asettaa taloushallintojärjestelmälle ja löytyykö markkinoilta muita yritykselle sopivia taloushallintojärjestelmiä. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimusmenetelminä oli käytössä teemahaastattelu ja sisällönanalyysit. Teemahaastattelun avulla selvitettiin yrityksen tarpeet taloushallintojärjestelmän suhteen, kirjattiin tärkeimmät valintakriteerit järjestelmävalinnan suhteen ja laadittiin tarjouspyynnöt kilpailutusta varten. Sisällönanalyysin avulla selvitettiin nykyisen järjestelmän kustannukset ja tehtiin kustannusvertailua viimeisen viiden vuoden ajalta. Kilpailutuksen kautta saaduista tarjouksista tehtiin sisällönanalyysia ja kustannusvertailua. Analyysien pohjalta laadittiin toimintasuositukset ja kehittämisehdotukset. Tutkimuksen myötä selvisi, että nykyinen taloushallintojärjestelmä kattaa hyvin yrityksen palvelutarpeet. Järjestelmän kustannustaso arvioitiin nousujohteiseksi, jota osittain selittää yrityksen liikevaihdon raju kasvu sekä yleinen kustannustason nousu. Nykyisen järjestelmän kustannukset osoittautuivat pääosin markkinahintojen mukaisiksi. Kustannussäästöjä olisi saavutettavissa lisäpalveluita karsimalla ja toimintamalleja muuttamalla. Muutoksesta aiheutuva lisätyö tulee ottaa huomioon toimintamallien muutoksiin liittyvässä päätöksenteossa. Järjestelmän vaihdon suhteen tutkimus ei saavuttanut vaihtopäätöksen taustalle vaadittavan tiedon näkökulmasta riittävän tarkkaa kustannusanalyysia. Lisäksi huomattiin, ettei kustannusvertailu ole riittävä kriteeri, vaan järjestelmän vaihtamiseen liittyvässä päätöksenteossa tulee ottaa huomioon myös kilpailutuksen, käyttöönoton ja uuden järjestelmän opettelun aiheuttama lisätyö. Kyseisen yrityksen kohdalla toimiala ei asettanut erityisvaateita taloushallinnon järjestelmän suhteen johtuen liiketoimintamallista. Taloushallintojärjestelmä on suuressa roolissa yrityksen jokapäiväisessä työssä, joten siihen liittyviä päätöksiä tulee harkita tarkoin. Yritys sai opinnäytetyön myötä analyysin taloushallinnon palvelutarpeestaan, kustannusvertailun nykyisestä ja vaihtoehtoisista järjestelmistä sekä kehittämisehdotuksia jatkoa ajatellen.

The goal of this thesis was to examine how well the financial management system of the company that is the subject of the research meets the current needs of the company and what special requirements operating in the construction industry places on the financial management system. In addition, it was examined whether other alternative financial management systems suitable for the company could be found on the market. The thesis was conducted as a qualitative case study. Thematic interviews and document analysis were used as research methods. With the help of document analysis, the costs of the current system were determined, and a cost comparison was made for the past five years. The cost comparison and document analysis were made of the offers received through the tendering process. Based on the analysis, recommendations for action and development proposals were prepared for the company. The research revealed that the current financial management system covers the company's service needs very well. The cost level of the system was estimated to be on the rise, which is partly explained by the sharp increase in the company's turnover and the increase in the general cost level. The costs of the current system turned out to be mostly in line with market prices. Cost savings in that regard could be achieved by cutting additional services and changing operating models. Regarding system exchange, the study did not achieve a sufficiently precise cost analysis, on which a sound decision could be based. In addition, it was noticed that the cost comparison is not a sufficient criterion, but the decisionmaking related to changing the system should also consider the additional work caused by tendering, implementation and learning the new system. For the company in question, the industry did not set special requirements regarding the financial management system. The financial management system plays a large role in the company's everyday work, so decisions related to it must be carefully considered. As a result of this thesis, the company received an analysis of its financial administration service needs, a cost comparison of the current and alternative systems, and development proposals for the future.