Kohti tehokkaampaa ostolaskuprosessia kohdeorganisaatiossa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli ostolaskuprosessin kehittäminen. Tutkimuskysymys oli millaisilla toimenpiteillä ja ratkaisuilla saadaan tehostettua, selkeytettyä ja yhtenäistettyä ostolaskuprosessia sekä ostolaskujen tarkastajien että taloushallinnon näkökulmasta. Tutkimuskysymystä täydennettiin apukysymyksillä, jotka nousivat esille alkukartoituskyselyssä. Opinnäytetyö toteutettiin Raisio-konsernissa.

Opinnäytetyötä varten tehtiin alkukartoituskysely, jossa nousi esille ongelmakohdat ostolaskujen tarkastajien näkökulmasta. Ongelmakohdiksi muodostuivat ohjeiden puute tiliöintiä ja järjestelmää varten sekä perehdytysmateriaali. Opinnäytetyössä löydettiin ratkaisuja esille nousseisiin ongelmakohtiin. Teoriaosuus käsitteli taloushallintoa, prosessin kehittämistä sekä perehdyttämistä. Teorian avulla pystyttiin tutkimaan kehityskohteita useammasta näkökulmasta ja teoria tuki valittuja kehityskohteita.

Opinnäytetyön lähestymistapa oli toimintatutkimus, jossa on konstruktiivisia piirteitä. Toimintatutkimukselle ominainen syklisyys toteutui. Lisäksi tutkimus oli käytännönläheistä ja tutkimuksessa otettiin käyttäjät mukaan kehitykseen. Konstruktiivisen tutkimuksen piirteitä sovellettiin tässä opinnäytetyössä uuteen tilikarttaan sekä perehdytysmateriaaliin. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin kyselyä sekä dokumenttianalyysiä, jotka tukivat toimintatutkimusta sekä konstruktiivista tutkimusta.

Tutkimustuloksien perusteella kehitystoimet koettiin hyödylliseksi niiden osalta, jotka olivat ohjeita hyödyntäneet. Tutkimuksen perusteella ohjeille on ollut tarvetta. Prosessi on tullut tehokkaammaksi tunnuslukujen perusteella. Tutkimuksen avulla kohdeorganisaatio sai käyttöönsä omiin tarpeisiinsa tehdyt ohjeistukset ja työkalut jatkokehittämistä varten. Kohdeorganisaation tulisi pohtia ostolaskujärjestelmän kehittämistä tulevaisuudessa, koska se on keskeinen osa prosessin sujuvuutta ja tehokkuutta.