Prosessikehittäminen SAP S/4 HANA:ssa

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet). Palkeissa otettiin käyttöön 2023 kesäkuussa uusi toiminnanohjausjärjestelmä SAP S/4 HANA ja käyttöönoton yhteydessä taloushallinnon prosessit muuttuivat osittain. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mihin prosessien kehitystoimenpiteisiin ollaan tyytyväisiä, sekä löytää jatkokehityskohteita Palkeiden talouspalveluissa.

Teoreettisessa viitekehyksessä tarkasteltiin kirjallisuutta liittyen prosessien määrittelyyn, mittaamiseen ja kehittämiseen. Lisäksi teoriaosuudessa tuotiin esille oleellista tietoa valtion taloushallinnon prosesseista. Opinnäytetyössä toteutettiin kyselytutkimus Palkeiden talouspalveluryhmille. Kyselytutkimuksessa selvitettiin määrällisen ja laadullisen tutkimuksen menetelmillä työntekijöiden mielipiteitä eri taloushallinnon prosessien kehitystoimenpiteistä. Lisäksi tutkimuksessa selvitettiin, miten työntekijät ovat suhtautuneet uuden SAP Fiori -käyttöliittymän käyttöönottoon.

Kysely suoritettiin maaliskuussa 2024 ja kyselyyn vastasi 29 henkilöä, eli vastausprosentti oli n. 27 % (n=108). Kyselytutkimuksen vastauksissa nousi esille tarve Fiorien käytön lisäkoulutukselle ja ohjeiden parantamiselle useassa eri taloushallinnon prosessissa. Lisäksi jatkokehityskohteina löytyi uudesta järjestelmästä tulostettavat kirjanpidon raportit, joissa esiintyy vastausten perusteella ongelmia ja epätarkkuutta.

The commissioning party for the thesis was The Finnish Government Shared Services Centre for Finance and HR (Palkeet). In June 2023, a new ERP system SAP S/4 HANA was implemented at Palkeet Financial services. At the same time, partial changes were made in the financial management processes. The objective of the thesis was to research how satisfied the employees are with the process improvement measures and to identify areas for further improvement at Palkeet Financial services.

The theory part of the thesis explored the literature related to definition, measurement, and improvement of processes. Additionally, the theoretical section covered essential information about government financial management processes. The thesis involved conducting a survey for the financial service groups at Palkeet. The survey investigated the employees’ opinions on various process improvement measures in financial services. Furthermore, the survey explored the employees’ perceptions of the implementation of the new SAP Fiori user interface. Both quantitative and qualitative research methods were used in the survey.

The survey was sent to 108 individuals in March 2024. 29 people responded to the survey, resulting in a response rate of 27%. The survey responses highlighted the need for additional training on Fiori usage and improvement of instructions across various financial management processes. Further improvement possibilities were found in the accounting reports: based on the responses, printed accounting reports were found to have issues and inaccuracies.