Development of the Risk & Opportunity process in the Sales phase of Wärtsiläs engine power plant solutions

Abstract

This thesis investigates how the process of Risk management during the sales stage of Engine power plant solutions in Wärtsilä Energy is working and how it could be improved. Risk management may sound simple at first, but the implementation and execution of the process is far from it, due to the complexity of the projects undertaken by Wärtsila, and the number of stakeholders involved. This calls for an effective, smooth, and continuously improving process that’s flexible and can be adapted to both the people and the projects.

Using Microsoft Forms a survey was created and sent out via email containing a mix of open-ended and multiple-choice questions. The survey was sent to 162 different people and reached a response frequency of 60% providing both quantitative and qualitative data regarding the general opinions and suggestions for improvement from all business areas. Using content analysis, generalizations and conclusions were derived from the gathered data.

The results indicate that not enough support has yet been provided for sales teams to be able to create an effective and flexible Risk & Opportunity process that is aligned with the principles and framework of ISO 31000. The internal risk awareness and risk culture is growing together with a will to improve and develop but it lacks both guidance and a framework, which is unfortunately holding back and slowing down a much-needed development.

Detta examensarbete undersöker hur processen för riskhantering under försäljningsskedet av motorkraftverkslösningar inom Wärtsilä Energy fungerar och vad som eventuellt kunde förbättras. Riskhantering kan låta enkelt till en början, men både implementeringen och utförandet av själva processen är tyvärr långt ifrån simpel pga. komplexiteten i projekten och det stora antalet involverade personer. Detta kräver en effektiv, smidig och ständigt förbättrande process som är flexibel och kan anpassas till både människorna och projekten.

Med hjälp av Microsoft-formulär skapades en enkät som skickades ut per e-post innehållande en blandning av öppna frågor och flervalsfrågor. Enkäten skickades till 162 olika personer och nådde en svarsfrekvens på 60 % och gav både kvantitativa och kvalitativa uppgifter om allmänna åsikter och förbättringsförslag från alla affärsområden. Med hjälp av innehållsanalys drogs generaliseringar och slutsatser från den insamlade datan.

Resultatet tyder på att det ännu inte har getts tillräckligt med stöd för att försäljningsteamen ska lyckas skapa en effektiv och flexibel Risk & Opportunity process som är i linje med principerna och ramverket för ISO 31000. Det finns en positiv växande riskkultur och en vilja att förbättra och utvecklas men det saknas både vägledning och ramar, vilket tyvärr håller tillbaka och bromsar den välbehövliga utvecklingen.

Tässä opinnäytetyössä tutkitaan, miten Wärtsilä Energyn moottorivoimalaitosratkaisujen myyntivaiheen riskienhallintaprosessi toimii ja miten sitä voitaisiin mahdollisesti parantaa. Riskienhallinta saattaa aluksi kuulostaa yksinkertaiselta, mutta prosessin toteutus ja suorittaminen on kaukana siitä projektien monimutkaisuuden ja sidosryhmien määrän vuoksi. Tämä vaatii tehokkaan, sujuvan ja jatkuvasti kehittyvän prosessin, joka on joustava ja mukautettavissa sekä ihmisille että projekteille.

Microsoft Formsia käyttäen luotiin ja lähetettiin sähköpostilla kysely, joka sisälsi sekä avoimia että monivalintakysymyksiä. Kysely lähetettiin 162 eri henkilölle, ja saavutti 60 %:n vastausfrekvenssin, tarjoten sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista tietoa kaikilta liiketoiminta-alueilta yleisistä mielipiteistä ja parannusehdotuksista. Sisältöanalyysin avulla kerätyistä tiedoista tehtiin yleistyksiä ja johtopäätöksiä.

Tulos osoittaa, että myyntitiimille ei ole vielä annettu tarpeeksi tukea, jotta se pystyisi luomaan tehokkaan ja joustavan Risk & Opportunity -prosessin, joka on linjassa ISO 31000 -standardin periaatteiden ja viitekehyksen kanssa. Positiivinen riskikulttuuri on kasvamassa ja halu parantaa on olemassa, mutta ohjaus ja viitekehys puuttuvat, mikä valitettavasti hidastaa ja viivästyttää kipeästi kaivattua kehitystä.