Yrityksen X tilauksellisten ostolaskujen käsittelyn Best Practices -prosessikuvauksen toteutuminen käytännön työssä asiakkuudessa Y
Tupamäki, Maaria (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024051411865
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024051411865
Tiivistelmä
Digitalisaatio on osaltaan muokannut myös taloushallintoa sekä sen prosesseja. Suomessa on oltu digitaalisen taloushallinnon edelläkävijöitä, ja kehityskulkua halutaan alan yrityksissä jatkaa. Digitaalisen taloushallinnon ja automaation hyödyntämisen edellytyksenä on taloushallinnon manuaalisten prosessien sujuvuus.
Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia yritys X:lle taloushallintopalvelunsa ulkoistaneen asiakas Y:n tilauksellisten ostolaskujen manuaalisen käsittelyprosessin toteutumista. Tutkimuksen toimeksiantajana toimi yritys X, joka oli havainnut prosessissa esiintyvän poikkeamia. Näistä prosessipoikkeamista haluttiin saada syvempi ymmärrys, jotta prosessia voidaan kehittää tehokkaasti.
Tietoperustassa esitellään toimeksiantaja ja käsitellään taloushallinnon digitalisaatiota ja automatisaatiota, taloushallinnon prosesseja sekä ostolaskujen sisältövaatimuksia ja laskujen käsittelyprosessia tilauksellisten ostolaskujen näkökulmasta. Lähteinä on käytetty pääosin alan kirjallisuutta, ajankohtaisia artikkeleita ja uutisia sekä kirjanpitoa ohjaavia lakeja. Opinnäytetyöprosessi alkoi loppukeväällä 2023 ja päättyi huhtikuussa 2024.
Tutkimus toteutettiin case-tutkimuksena monimenetelmäisesti. Menetelmä- ja aineistotriangulaation keinoja hyödyntäen tutkittiin yritys X:n asiakkuudessa Y käytössä olevan, tilauksellisten ostolaskujen manuaalisen käsittelyprosessin toteutumista. Käsiteltyjen laskujen käsittelyhistoriadataa analysoimalla löydettiin toteutuneet prosessipoikkeamat ja laskujen käsittelijöille toteutetun, avoimia kysymyksiä sisältäneen sähköisen haastattelulomakkeen avulla selvitettiin heidän näkemyksensä prosessin ongelmakohdista ja poikkeamien syistä sekä aiheuttajista.
Tutkimuksessa havaittiin, että 74 % manuaalisesti käsitellyistä laskuista sisälsi prosessipoikkeamia. Ongelmia esiintyi kaikissa prosessin vaiheissa, merkittävimpänä laskun saapumisvaihe, täsmäytysvaihe, tarkastuskierto tai tarkastajan selvitystoimet ja maksaminen ajallaan. Ongelmien syyt löytyivät järjestelmien teknisistä ongelmista, asiakkaan Y osuudesta prosessissa, yhteistyöstä tarkastajien eli asiakkaan Y liiketoiminnan kanssa, ajoittaisesta kiireestä ja laskumerkintöjen puutteellisuudesta tai huonosta laadusta.
Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia yritys X:lle taloushallintopalvelunsa ulkoistaneen asiakas Y:n tilauksellisten ostolaskujen manuaalisen käsittelyprosessin toteutumista. Tutkimuksen toimeksiantajana toimi yritys X, joka oli havainnut prosessissa esiintyvän poikkeamia. Näistä prosessipoikkeamista haluttiin saada syvempi ymmärrys, jotta prosessia voidaan kehittää tehokkaasti.
Tietoperustassa esitellään toimeksiantaja ja käsitellään taloushallinnon digitalisaatiota ja automatisaatiota, taloushallinnon prosesseja sekä ostolaskujen sisältövaatimuksia ja laskujen käsittelyprosessia tilauksellisten ostolaskujen näkökulmasta. Lähteinä on käytetty pääosin alan kirjallisuutta, ajankohtaisia artikkeleita ja uutisia sekä kirjanpitoa ohjaavia lakeja. Opinnäytetyöprosessi alkoi loppukeväällä 2023 ja päättyi huhtikuussa 2024.
Tutkimus toteutettiin case-tutkimuksena monimenetelmäisesti. Menetelmä- ja aineistotriangulaation keinoja hyödyntäen tutkittiin yritys X:n asiakkuudessa Y käytössä olevan, tilauksellisten ostolaskujen manuaalisen käsittelyprosessin toteutumista. Käsiteltyjen laskujen käsittelyhistoriadataa analysoimalla löydettiin toteutuneet prosessipoikkeamat ja laskujen käsittelijöille toteutetun, avoimia kysymyksiä sisältäneen sähköisen haastattelulomakkeen avulla selvitettiin heidän näkemyksensä prosessin ongelmakohdista ja poikkeamien syistä sekä aiheuttajista.
Tutkimuksessa havaittiin, että 74 % manuaalisesti käsitellyistä laskuista sisälsi prosessipoikkeamia. Ongelmia esiintyi kaikissa prosessin vaiheissa, merkittävimpänä laskun saapumisvaihe, täsmäytysvaihe, tarkastuskierto tai tarkastajan selvitystoimet ja maksaminen ajallaan. Ongelmien syyt löytyivät järjestelmien teknisistä ongelmista, asiakkaan Y osuudesta prosessissa, yhteistyöstä tarkastajien eli asiakkaan Y liiketoiminnan kanssa, ajoittaisesta kiireestä ja laskumerkintöjen puutteellisuudesta tai huonosta laadusta.