MS Projects -projektinhallintatyökalun käytettävyyden parantaminen rakennuttajakonsulttien tarpeet huomioiden

Abstract

Ammattimaisen projektien johtamisen kannalta on ensisijaisen tärkeä, että sen tukena on toimiva projektinhallintatyökalu, jolla saadaan johtamista tukevia raportteja. Johtamiseen ja päätöksenteon tueksi on saatava oikea-aikaista informaatiota ja luotettavia raportteja. Jokaisen käyttäjäryhmän omiin tarpeisiin räätälöity projektinhallintatyökalu tuo tehokkuutta toimintaan ja varmistaa halutun datan tallentamisen ja hyödyntämisen.

Tämän työn tavoitteena oli tutustua aiheeseen liittyvään kirjallisuuteen sekä keskijohdon että rakennuttajakonsulttien käyttäjähaastatteluiden avulla tarkastella, minkälaista sisällöllistä ja ajallista tietoa haastateltavat tarvitsevat projektien johtamisen ja operatiivisen johtamisen tueksi. Lisäksi rakennuttajakonsulttien haastatteluiden avulla selvitettiin, miten nykyinen käytössä oleva MS Project -projektihallintatyökalusta saadaan sellainen, että se motivoisi paremmin käyttämään sitä. Haastatteluiden avulla saatiin selville nykytilanne ja erityisesti siihen liittyvät ongelmat ja haasteet. Kaikki haastateltavat olivat yrityksen omaa henkilökuntaa. Työn tarkoitus oli muokata ja uudistaa MS Project -projektinhallintatyökalua niin, että se on käyttäjäystävällisempi sekä tukee että tehostaa työn tekemistä. Sen tueksi uudistettiin samanaikaisesti projektikäsikirjaa vastaamaan uudistettuja asioita.

Opinnäytetyön avulla toimeksiantaja sai uudistettua MS Projects -projektinhallintatyökalua ja järjestelmästä saatavia oikean sisältöisiä raportteja projektien johtamisen tueksi. Saman aikaisesti uudistettiin ja yhtenäistettiin projektikäsikirjaa. Opinnäytetyö tehtiin aluksi yhtä yksikköä palvelevana kehityshankkeena ja seuraavaksi toimeksiantajan on mahdollista soveltaa uudistettua MS Projects -projektinhallintatyökalun uudistettua versiota myös toimeksiantajan muissa liiketoiminnoissa tai erilaisissa projekteissa.