Ostolaskuprosessin automatisointi tilitoimistossa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli automatisoida ostolaskuprosessin tiliöinti työnantajayritykselle. Keskeisessä osassa olivat Netvisorin sähköinen taloushallinto-ohjelmisto sekä FabricAI:n tekoälypohjainen palvelu ostolaskujen käsittelyn automaatioratkaisuna. Ostolaskuprosessin sujuvoittamisella tavoiteltiin ostolaskujen käsittelyn tehostumista ja yhdenmukaistamista kirjanpito-ohjelmistojen välillä. Toimeksiantaja oli toteuttanut aiemmin FabricAI-ohjelmistointegraation Fivaldin taloushallinto-ohjelmistoon asiakkaillensa.

Taloushallinnossa on siirrytty älykkään taloushallinnon aikakauteen. Työn teoriaosuudessa taloushallinnon tarkastelu keskittyi ulkoiseen laskentatoimeen, jonka näkökulmasta käsiteltiin älykkään taloushallinnon automaatioratkaisuja tekoälyyn painottuen. Taloushallinnon ostolaskuprosessi ja sen mahdollisuudet automaation hyödyntämisessä nostettiin esille työn lähtökohtina. Kirjanpidon lakisääteiset velvoitteet ja standardit ohjasivat pitkälti työtä ja teoriaosuudessa luotiin pohja päiväkirjaraportoinnille.

Opinnäytetyö on kirjoitettu päiväkirjamuodossa. Ratkaisulla tuettiin työn käytännön läheisyyttä ja toimeksiantajan raportin sisällön hyödyntämistä operatiivisissa tehtävissä jatkossa. Uutena asiana Netvisor-ohjelmiston ostolaskujen tiliöintiprosessi ja ohjelmistointegraation toteuttaminen FabricAI:n osalta avattiin päiväkirjassa käyttöönottoviikko mukaan lukien. Päiväkirjassa päästiin loppua kohti vertailemaan FabricAI:n käytön eroja Netvisorin ostolaskujen tiliöintiin sekä FabricAI-prosessien eroja kirjanpito-ohjelmien välillä.

Päiväkirjaraportoinnin pohjalta opinnäytetyön loppuun on koottu keskeisiä havaintoja. Automaatioratkaisun hyötyjä ja prosessin tehostumista voidaan arvioida, kun useammalle asiakasyritykselle on toteutettu FabricAI-integraatio Netvisorissa. Havaintojen tueksi on kerättävä dataa, jotta analytiikan osalta voidaan puhua tuloksista tulevaisuudessa. Opinnäytetyöllä vastattiin taloushallintoalan kasvavaan automaatioasteeseen. Käyttöönoton jälkeen on saavutettava luottamusta ja osaamista automaation käytöstä henkilöstön keskuudessa osana muutosprosessia.

The objective of this thesis was to automate the purchase invoice process for the commissioning company. The financial management software of Netvisor and the AI-based service of FabricAI were a key part of an automation solution for purchase invoice processing. The commissioner wanted to harmonize the handling of the purchase invoice process between different accounting programs using the software FabricAI.

The thesis is written in diary format. The diary reporting was used to support the practical proximity of the work. The commissioner will be able to utilize the report in operational tasks in the future. In the diary, the accounting process for purchase invoices of Netvisor software and implementation of software integration with FabricAI were opened as new issues. Towards the end of the diary, the differences between using FabricAI and Netvisor for the purchase invoice process were compared. In addition, the process of FabricAI was compared with other accounting programs.

The thesis responded to the increasing degree of automation in the financial administration sector. The benefits of the automation solution and the efficiency of the process are evaluated using data, once more integrations have been implemented for customer companies. In the future, data collection is essential to substantiate observations, enabling discussion of results based on analytics. After implementation, the commissioner must gain confidence and competence in using automation in the change process.