Ohjelmistorobotiikan käytön vaikutukset kirjanpitäjien työhyvinvointiin : case-yritys X

Abstract

Ohjelmistorobotiikkaa käytetään nykyään monissa yrityksissä tehostamaan taloushallinnon prosesseja. Taloushallinnossa ohjelmistorobotiikalle on monia käyttökohteita, sillä alalla on paljon rutiininomaisia, säännönmukaisia kirjaustarpeita, jotka monen kirjanpitäjän mielestä tuntuvat puuduttavilta ja tylsiltä. Lisäksi tällaisten kirjausten automatisointi vähentää virheiden todennäköisyyttä sekä parantaa prosessien läpinäkyvyyttä. Tässä työssä haluttiin tarkastella, miten ohjelmistorobotiikan käyttö vaikuttaa kirjanpitäjien työhyvinvointiin. Lunastaako ohjelmistorobotiikka todella ne lupaukset, joilla sen käyttöä perustellaan?

Tutkimusta varten toteutettiin marraskuussa 2023 sähköinen lomakekysely Yritys X Oy:n tietyn asiakastiimin kirjanpitäjille. Kyselyssä oli seitsemän väitettä, joiden paikkansapitävyyttä omalla kohdallaan vastaajien tuli arvioida asteikolla 1–5 (”täysin eri mieltä” – ”täysin samaa mieltä”). Lisäksi vastaajilla oli mahdollisuus kommentoida vastauksiaan sanallisesti. Vastauksia saatiin 17 kpl ja vastausprosentti oli 81 %, joten tulokset olivat hyvin kattavat kyseisen tiimin osalta.

Kyselyn tuloksista kävi ilmi, että ohjelmistorobotiikan käyttö todellakin parantaa kirjanpitäjien työhyvinvointia monin tavoin. Työstä tulee mielekkäämpää ja sujuvampaa, ja virheiden määrä vähenee. Vaikutukset eivät kuitenkaan ole pelkästään positiivisia, vaan ohjelmistorobotiikka voi myös heikentää kirjanpitäjien työhyvinvointia joiltain osin. Siinä missä ohjelmistorobotiikka poistaa tylsiä rutiinitehtäviä, se myös vapauttaa aikaa monimutkaisemmille, stressaavammille työtehtäville. Mikäli ohjelmistorobottien toiminnassa esiintyy häiriöitä, stressin kokonaismäärä työssä voi myös lisääntyä. Mitä kauemmin vastaaja oli työskennellyt kirjanpitäjänä, sitä positiivisempina hän koki ohjelmistorobotiikan vaikutukset omaan työhyvinvointiinsa.

Tutkimuksen tulosten perusteella ohjelmistorobottien käyttöä kannattaa edelleen jatkaa, ja selvittää mahdollisuuksia sen käyttöön uusissa käyttökohteissa. Toisaalta vielä enemmän kirjanpitäjien työhyvinvointiin vaikuttaisi positiivisesti, jos olemassa olevien ohjelmistorobottien toimintavarmuutta saataisiin parannettua. Kyselyn vastaajat toivoivat myös aiempaa laajempaa vastuunjakoa robottien käyttäjäkuntaan.

Robotic process automation (RPA) is used in many companies today to make financial management processes more efficient. There are many uses for RPA in financial administration, as there are many routine, regular bookkeeping needs, which many accountants find numb and boring. In addition, the automation of such entries reduces the probability of errors and improves the transparency of processes. In this study, the aim was to find out how using RPA affects accountants’ work well-being. Does RPA fulfill the promises with which its use is justified?

The research material was collected with an electronic form survey, carried out in November 2023 among the accountants of a team of Company X Oy. There were seven statements in the survey, the accuracy of which the respondents had to evaluate on a scale of 1–5 ("completely disagree" - "completely agree"). In addition, the respondents had the opportunity to comment on their answers verbally. 17 responses were received, and the response rate was 81%, so the results were very comprehensive for the team in question.

The results of the survey stated that the use of RPA does indeed improve accountants' well-being at work in many ways. The work becomes more meaningful and smoother, and the number of errors decreases. However, the effects are not only positive, RPA can also weaken the work well-being of accountants in some respects. While RPA eliminates boring routine tasks, it also frees up time for more complex, stressful tasks. If there are disturbances in the operation of the robots, the total amount of stress at work can also increase. The longer the respondent had worked as an accountant, the more positive they felt the effects of RPA on their own well-being at work.

Based on the results of the study, it is worth continuing to use RPA, and exploring opportunities for its use in new tasks. On the other hand, the work well-being of accountants would be positively affected even more if the reliability of the existing robots could be improved. The respondents also hoped for a wider division of responsibility among the users of the robots.