Avustavan tietotyön muutoksiin vastaaminen valtionhallinnon asiantuntijaorganisaatiossa

Abstract

Työelämä läpikäy jatkuvaa muutosta, mutta viimeisten vuosien aikana muutosten vauhti on kiihtynyt. Työ teknologisoituu, työnteon vauhti kiristyy ja globaalin pandemian myötä työnteon paikka on monilla aloilla vaihtunut toimistoilta erilaisiin hybridityömalleihin. Työnteon jatkuvasta kehittämisestä on tullut organisaatioille välttämättömyys, jotta nykyisiin ja tulevaisuudessa mahdollisesti esiin tuleviin haasteisiin pystyttäisiin reagoimaan. Tämän opinnäytetyön tutkimus- ja kehittämistyön päätavoitteena oli osana laajempaa kehittämishanketta selvittää miten valtionhallinnon asiantuntijaorganisaatiossa avustavaa tietotyötä tekevien henkilöiden työtä tulisi kehittää vastaamaan työn muutokseen. Päätavoitteeseen pääsemiseksi opinnäytetyössä tutkittiin avustavaa tietotyötä tekevien henkilöiden kokemuksia työssä tapahtuneesta muutoksesta ja heidän oman osaamisensa muutos- ja kehittämistarpeita työn muutokseen vastaamiseksi. Tämän lisäksi opinnäytetyössä selvitettiin työnjaon, työskentelytapojen ja työprosessien kehittämismahdollisuuksia sekä sitä voisiko uusista teknologioista olla apua avustavan tietotyön kehittämisessä kohdeorganisaatiossa. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys keskittyi myös näiden teemojen ympärille. Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena, sillä suoritettu tutkimus- ja kehittämistyö liittyi oleellisesti käytännön työelämässä olevien haasteiden tiedostamiseen ja toiminnan kehittämiseen. Kehittämishanke ja opinnäytetyön toiminnallinen osuus suoritettiin elo-joulukuussa 2022. Tutkimusvaiheessa suoritettiin puolistrukturoituja teemahaastatteluja kohdeorganisaation henkilöstölle; ryhmähaastatteluita johdolle, esihenkilöille ja asiantuntijoille sekä parihaastatteluita avustavaa tietotyötä tekeville henkilöille. Näiden lisäksi toteutettiin koko organisaatiolle suunnattu kyselytutkimus. Tutkimusvaihetta seuranneessa kehittämisvaiheessa toteutettiin kaksi työpajaa, joissa tutkimusvaiheessa esiin nousseita kehityskohteita työstettiin yhdessä kohdeorganisaation henkilökunnan kanssa. Tutkimus- ja kehittämistyö mahdollisti kohdeorganisaation eri henkilöstöryhmien näkemysten esiin saamisen kattavasti, pääpainon ollessa kuitenkin avustavaa tietotyötä tekevissä henkilöissä. Tutkimuksen tuloksista selvisi, että kohdeorganisaatiossa on monia hyvin toimivia käytäntöjä ja toimintamalleja, mutta muun muassa avustavien henkilöiden työprosessien selkeyttämisessä, vuorovaikutuksessa sekä vastuiden jakamisessa on kehitettävää. Tunnistetuille kehittämiskohteille esitettiin ratkaisu- ja kehittämisehdotuksia, joiden avulla avustavaa tietotyötä tekevien henkilöiden työtä voitaisiin kehittää vastaamaan paremmin työssä tapahtuvaan muutokseen. Ratkaisu- ja kehittämisehdotuksissa otettiin huomioon se, että kohdeorganisaation kehittämistyön tulisi olla avustavista henkilöistä lähtöistä ja heitä osallistavaa, sillä heillä on oman työnsä asiantuntijoina paras näkemys työnsä sisällöistä ja sen tekemisen tavoista. Kohdeorganisaatiossa avustavaa tietotyötä tekevien henkilöiden työnkuvaa ja ammatin arvostusta tulisikin kehittää, sillä vaikka heidän tekemänsä työ voi monesti olla näkymätöntä, on se silti kohdeorganisaation kokonaisvaltaisen toiminnan kannalta elintärkeätä.